【仕事の効率を劇的に向上！】メールは24時間以内に返信せよ！

マインド

※アフィリエイト広告を利用しています

こんにちは！仕事に追われる日々を送る皆さん、今日もお疲れ様です。

突然ですが、あなたはメールの返信をすぐにしていますか？

「ちょっとバタバタしていて……」

こんな言い訳をしたことがある人、多いのではないでしょうか？ 確かに、仕事が立て込んでいると、メールの返信は後回しにしがちですよね。でも、ちょっと待ってください！

メールの返信が遅いことで、あなたの評価が下がっているかもしれません。

この記事では、なぜメールは24時間以内に返信すべきなのか、そしてすぐに返信することで得られるメリットについて、具体的な方法とともに解説します！ さらに、メール対応を効率化するオススメのアイテムや書籍も紹介するので、ぜひ最後まで読んでください！

メールをすぐに返信するだけで評価が上がる！

結論から言います。メールの返信スピードが速いだけで、あなたの評価は2割増しになると言われます！

なぜなら、メールのやり取りは「仕事のスピード感」を表す指標の一つだからです。

例えば、あなたが誰かにメールを送ったとき、すぐに返信が来ると「この人は仕事が早いな」と思いませんか？ 逆に、何日も返事が来なければ、「この人は仕事が遅いのかも……」と感じるでしょう。

ビジネスの世界では、スピードは信用につながるのです！

「忙しいから返信できない」は言い訳にすぎない！

メールの返信にかかる時間を考えてみましょう。

簡単な内容なら1〜2分で返信できますよね？

どんなに忙しくても、1〜2分の時間を作ることは可能なはずです。トイレのついで、移動中、会議の合間など、スマホさえあればどこでも対応できます。

大事なのは「後回しにしないこと」。

返信を後回しにすると、未返信のメールがたまってしまい、余計に返信が面倒になります。さらに、相手も「まだかな？」と気を揉むことになり、あなたの印象は悪くなってしまうのです。

管理職は判断を求められることが多くあります。判断が遅れると、仕事がその分だけ進みません。正しい判断を素早く実行する。たとえ、その時は間違った判断でも、間違ったことを直ぐに訂正し、再構築するといった判断を素早く行っていく。「後回し」していいというメリットはないのではないでしょうか。

メールの返信は「途中経過」でもOK！

「まだ対応できていないから返信できない……」

こう思って、メールを放置していませんか？

しかし、完了報告でなくても、途中経過の返信をするだけで相手の印象は大きく変わります。

例えば、こんな感じです。

✅ 「ご連絡ありがとうございます。本件、現在確認中です。明日中にはご返信いたします。」

✅ 「お世話になっております。現在、社内調整中です。◯日までには回答できる予定ですので、少々お待ちください。」

このように「対応中」であることを伝えるだけでも、相手は安心します。

「明日までに返事します」「◯日までにお知らせします」と自ら期限を設定することで、次のステップに進むスピードもアップするのです！

メールの内容は簡潔に！結論を先に書こう！

もう一つ、メールに関する大きな問題があります。

それは、要点が分かりづらいメールが多すぎることです。

例えば、面談をお願いするメールで、長々と自己紹介や背景説明を書いてしまうと、肝心の「面談をお願いしたい」という要件が最後に来てしまいます。

これでは、忙しい上司は「結局、何が言いたいの？」と読むのをやめてしまうかもしれません。

要点を先に書く！具体例

✅ 悪い例

「突然のご連絡失礼いたします。私は◯◯株式会社の△△と申します。先日、貴社のウェブサイトを拝見し、大変興味を持ちました。つきましては、貴社の事業内容について詳しくお聞きしたく、面談の機会をいただければと考えております。」

✅ 良い例

「◯◯株式会社の△△と申します。面談のお願いでご連絡しました。 お忙しいところ恐縮ですが、30分ほどお時間をいただけないでしょうか？」

このように、結論を最初に書くことで、メールが格段に分かりやすくなります！

「結論」⇒「理由」⇒「自分の考え」はメールの基本文法と言えるでしょう。要件も箇条書きにすると分かりやすいですね。

メールを効率化するオススメアイテム＆書籍！

① メール管理をスムーズにするツール

✔ Gmailの「スヌーズ機能」

→ 一度メールを「スヌーズ」しておけば、指定した時間に再通知されるため、返信忘れを防げます！

✔ ショートカット付きキーボード（Logicool MX Keys）

→ メールの返信を素早く行うための便利なショートカットキー搭載！

✔ スマホ用メールアプリ（Spark, Microsoft Outlook）

→ 通知を最適化し、重要なメールだけをピックアップ！


② 仕事のスピードを上げる必読書

📖 『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（平野友朗）

→ すぐに実践できるメールの書き方＆テクニックが満載！

📖 『超・時短術』（岡田充弘）

→ メール対応だけでなく、仕事全般のスピードアップ術を解説！

📖 『頭のいい人が話す前に考えていること』（安達裕哉）

→ 要点を簡潔に伝える技術が学べる！

[商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか [ 平野友朗 ]
価格：1,485円（税込、送料無料) (2025/3/23時点)


メールを制する者が仕事を制する！今日から実践しよう！

メールの返信を24時間以内に行うだけで、あなたの評価は確実に上がります！

✔ スピードが信用を生む！ 返信が早いだけで仕事ができる人と思われる。

✔ 途中経過でもOK！ 「まだやってません」より「対応中です！」の方が印象が良い。

✔ 結論を先に！ 「何をしてほしいのか」を最初に書くことで、伝わりやすくなる。

✔ ツールと書籍を活用！ 効率的にメール対応をこなすためのアイテムを使おう！

さあ、今日から「メールは24時間以内に返信する」習慣を身につけ、仕事の評価を一気に上げていきましょう！

コメント

タイトルとURLをコピーしました