さまざまな問題に対する解決の着眼（その11）納期短縮のプレッシャーにどう対応するか？― 効果的な3つのアプローチで生産性を最大化！

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「もっと早く納品してほしい！」

「納期を短縮できないか？」

顧客からこのような要求を受けることは、どの業界でも避けられません。これまでは、担当者を叱咤激励することで対応してきたかもしれませんが、それだけでは限界があります。

では、どうすれば現場の人員数を変えずに納期を短縮できるのか？

本記事では、業務の所要時間を構造的に分析し、「正味作業時間」「計画期間」「実際にかかった期間」という3つの視点から、納期短縮の具体的なアプローチを解説します！

業務の所要時間を3つに分解する！

納期短縮を考える際、業務の所要時間を次の3つに分解すると、改善の余地が見えてきます。

1. 正味作業時間（①）

→ 実際に作業を行っている時間（理論上の最短期間）

2. 当初計画期間（②）

→ ①に加え、あらかじめ想定される停滞時間を含めた期間

3. 実際にかかった期間（③）

→ ②に予期せぬ遅延を加えた期間（結果として生じた想定外の停滞時間）

この3つの間にはギャップが生じることが多く、納期短縮の余地があるのは、主に①の短縮と、②・③の間の停滞時間の削減です。

納期短縮のための3つのアプローチ！

正味作業時間（①）を短縮する方法！業務のムダを徹底排除せよ！

納期短縮の鍵を握るのが「正味作業時間」の短縮です！

正味作業時間とは、実際に作業を行っている時間のこと。つまり、この時間を短くするほど、納期短縮が可能になるのです。

では、どうすればこの時間を短縮できるのでしょうか？

1. 業務プロセスの改革 – ムダを削減せよ！

まずは、今の業務のやり方をゼロベースで見直してみましょう。

現場の「当たり前」に潜むムダを見つけ、徹底的に削減することが重要です。

✅ 実践例：見積もり作業の見直し

課題: 見積もり作成に毎回1時間かかっている

原因: 価格計算が複雑で、過去の見積もりを参考にするのに時間がかかる

解決策:

✔ 過去の見積もりデータを一元管理し、検索性を向上させる

✔ 計算式を簡略化し、複雑な計算を減らす

✔ よく使う見積もりパターンをテンプレート化する

結果: 作業時間を1時間 → 30分に短縮！

このように、業務プロセスの見直しだけで、大幅な時間短縮が可能です。

2. 標準化・マニュアル化 – 誰でも早くできる仕組みを！

作業者のスキルに依存すると、処理時間にバラつきが出てしまいます。

そのため、標準化やマニュアル化を進めることで、誰でも一定のスピードで作業ができるようにしましょう。

✅ 実践例：新人でも即戦力になるマニュアル作成

課題: 業務経験が浅い社員は、処理に時間がかかる

原因: 手順が明確に決まっておらず、都度確認が必要

解決策:

✔ 業務ごとの「標準手順書」を作成する

✔ 画像付きマニュアルや動画マニュアルを活用する

✔ チェックリストを用意し、抜け漏れを防ぐ

結果: 作業時間を40分 → 20分に短縮！

標準化することで、新人でもベテラン並みのスピードで業務をこなせるようになります！

3. システム化・自動化 – ITを活用して爆速処理！

手作業が多い業務は、ITを活用して自動化することで劇的に時間を短縮できます。

✅ 実践例：AIによる自動見積もりシステムの導入

課題: 見積もり作成に毎回手作業で1時間かかる

原因: 過去のデータを手動で参照し、手計算で金額を算出している

解決策:

✔ AIによる自動見積もりシステムを導入

✔ 過去のデータを活用し、最適な価格を瞬時に算出

✔ 手入力を減らし、ボタン一つで見積もりを作成

結果: 1時間 → 10分に短縮！

ITの力を活用すれば、業務スピードを一気に向上させることが可能です！

正味作業時間を短縮する3つのポイント

✅ 業務プロセスの改革 – ムダを徹底的に削減する

✅ 標準化・マニュアル化 – 誰でも素早く作業できるようにする

✅ システム化・自動化 – ITを活用し、作業スピードを爆速化する

これらを実践すれば、納期短縮の大きな武器になります！

計画と実績のズレをなくし、納期短縮を実現する方法！

計画では「この日までに終わるはずだった」のに、実際には遅れてしまう――。

このギャップをなくすことが、納期短縮の重要なポイントです！

「当初計画期間（②）」と「実際にかかった期間（③）」のズレが生じる主な原因は、 業務の受け渡しの遅れ や 業務の進め方の非効率さ にあります。

では、具体的にどうすればこのギャップを減らせるのか？ 2つの改善策を紹介します！

1. 業務のタイミングを最適化する – 「待ち時間」をゼロに！

✔ 受け渡しの遅れが生む「ムダな時間」

複数の担当者が関わる業務では、 「作業が終わったのに、次の人が手をつけるまでの待ち時間」 が発生しやすくなります。

例えば、以下のような状況を想像してください。

▶ 悪い例：書類承認プロセスのムダ

現状:

• 担当Aが午前9時に書類を作成して完了

• 担当Bが午後2時に確認して承認

• その間の5時間は“放置”されている！

このムダ、削減できると思いませんか？

✔ 改善策：業務の同期化でスピードアップ！

業務をスムーズに進めるためには、「次の担当者がすぐに動ける状態」を作ることが重要です。

▶ 良い例：業務のタイミングを同期化する

改善後:

• 担当Aが作成後、すぐに担当Bに通知が届く仕組みを導入（メールやチャットツールの活用）

• 担当Bが午前10時には確認できるよう、スケジュールを事前に調整

• 結果: 「5時間の待機時間」が 1時間に短縮！

このように、 業務の受け渡しを「待ち時間ゼロ」にする工夫 をすれば、計画と実績のギャップをなくすことができます。

2. 並行作業を取り入れる – 直列ではなく「並列」で進める！

✔ 直列作業では時間がかかる！

業務が「ひとつ終わってから次に進む」やり方だと、どうしても時間がかかります。

例えば、企画書作成プロジェクトでは、通常このような流れになります。

▶ 悪い例：直列作業

1. 企画担当者が企画書の内容をまとめる（3日）

2. デザイナーがレイアウトを整える（2日）

3. 承認者がチェックする（1日）

4. 合計6日間かかる！

「1つ終わるまで次に進めない」というやり方では、どうしても時間が長くなってしまうのです。

✔ 改善策：並行作業で全体の期間を短縮！

できることなら、複数の作業を並行して進める ことで、全体の期間を短縮できます。

▶ 良い例：並行作業の導入

1. 企画担当者が 初期構想を作成 した時点でデザイナーに共有

2. 企画の詳細を詰めている間に、デザイナーは仮のレイアウトを作成

3. 並行して承認者にも概要を先に伝えておく

4. 全体の期間を6日 → 4日に短縮！

このように、並行作業を取り入れるだけで、 納期を2日短縮することが可能 になるのです！

納期短縮のために今すぐやるべきこと！

✅ 業務のタイミングを最適化する！

→ 受け渡しの待ち時間を減らし、スムーズな連携を実現

✅ 並行作業を導入する！

→ 1つずつではなく、同時進行で作業を進め、全体の時間を短縮

この2つを徹底すれば、「計画と実績のズレ」を最小限にし、納期短縮を実現できます！

想定外の遅延を防ぎ、納期遅れゼロを実現する！

「計画通りに進んでいたはずなのに、気づけば納期ギリギリ…！」

こんな経験、ありませんか？

納期遅れの大きな原因の一つが 「想定外の遅延（③）」 です。

想定外の遅延を防ぐためには、 マネージャーの徹底した進捗管理 がカギを握ります！

今すぐ実践できる 2つのポイント を紹介します！

1. 進捗状況を「見える化」する – 進捗が分かれば、手遅れを防げる！

✔ 進捗の「見えない化」が遅延の原因！

仕事の遅れが発覚するのは、たいてい 「納期直前」 です。

なぜなら、進捗が見えない状態では、問題があっても 誰も気づけない からです！

例えば、以下のような状況を考えてみましょう。

▶ 悪い例：「ブラックボックス進行」

• Aさんに「〇〇の資料作成、よろしく！」と依頼

• Aさんは「了解です！」と答えるが、進捗状況は不明

• 納期直前になって「すみません、まだ終わっていません…」

• 結果 → 納期に間に合わない！

こうした状況を防ぐためには、 進捗状況を「見える化」する仕組み を作ることが重要です。

✔ 改善策：「進捗の見える化」で早めに遅れを発見！

▶ 良い例：「進捗の見える化」を徹底

✅ 週1回の進捗確認ミーティングを導入！

→ 各メンバーの進捗を共有し、遅れが出そうな部分を早めに発見

✅ ガントチャートやタスク管理ツールを活用！

→ 誰がどこまで進んでいるか リアルタイムで確認 できる仕組みを整備

例えば…

• TrelloやAsanaなどのタスク管理ツールを導入

• 「今やっていること」「完了したこと」「遅れていること」を可視化

• マネージャーが一目で進捗を把握し、遅れそうなタスクに先手を打つ！

進捗を「見える化」するだけで、遅れが発生する前に対応できるようになります！

2. 遅延が発生した場合のリカバリー策を準備！

✔ 想定外のトラブルが起こるのは当たり前！

どんなに計画を立てても、想定外の遅延は必ず発生します。

では、どうすればいいのか？ 「遅延が起きる前提」でリカバリー策を準備すること！

✔ リカバリー策①：代替手段を事前に検討する

トラブルが発生してから対策を考えるのでは遅すぎます。

あらかじめ 「もし○○が起きたら、△△で対応する」 という代替手段を用意しておきましょう！

▶ 事例：クライアントのフィードバック遅延

現状:

• クライアントの確認が遅れると、次の工程がストップしてしまう

• 結果 → 最終納期がズルズルと遅れてしまう！

改善策:

• 「初回レビュー時点で90%完成した状態にする」ルールを設定！

• クライアントの意見を反映する部分を 10%以内 に抑え、スムーズに進行できるようにする

こうすることで、万が一クライアントのフィードバックが遅れても、 納期に大きな影響を与えずに済みます！

✔ リカバリー策②：予備日を設定し、遅れを吸収する

プロジェクトを計画する際に、あらかじめ 「バッファ（予備日）」 を設けておくのも有効な手段です。

▶ 事例：資料作成プロジェクト

現状:

• 資料作成を3日で終わらせる計画だったが、急な会議が入り作業が遅延

• 結果 → 納期ギリギリで徹夜作業に…！

改善策:

• 計画段階で「予備日1日」を設定！

• 急なトラブルがあっても、余裕を持って対応できる

このように 「遅れることを前提」にした計画を立てる ことで、想定外の遅延にも柔軟に対応できるようになります！

想定外の遅延を防ぐためにやるべきこと！

✅ 進捗状況を「見える化」する！

→ 週1回の進捗確認＋タスク管理ツール で進捗をリアルタイム共有

✅ 遅延が発生した場合のリカバリー策を準備！

→ 代替手段の事前検討＋予備日設定 で遅れを最小化

これらを実践すれば、想定外の遅延を防ぎ、納期をしっかり守ることができます！

まとめ：納期短縮は「構造的なアプローチ」で実現する！

納期短縮の要求に応えるには、ただ「頑張れ！」と声をかけるのではなく、構造的なアプローチで業務を改善することが重要です。

1. 正味作業時間（①）の短縮

　→ 業務改革、標準化、システム化で効率アップ！

2. 計画期間（②）と実際の所要期間（③）のギャップを削減

　→ 業務のタイミングを最適化し、並行作業を活用！

3. 想定外の遅延を防ぐ

　→ 進捗管理を強化し、リスク対策を徹底！

この3つのステップを意識することで、納期短縮の要求にも冷静に対応し、現場の負担を減らしながら高い生産性を実現できます！

最後に…

「納期短縮を求められているが、何から手をつければいいかわからない…」

そんな悩みを抱えている方は、まずは「業務プロセスを可視化すること」から始めてみましょう！ そして、本記事の内容を参考に、現場に合った改善策を実施してみてください！


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