さまざまな問題に対する解決の着眼（その13）【在庫管理の極意！】過不足をなくし、コスト削減と効率化を実現する方法

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こんにちは！今日は 「在庫の過不足をなくし、適正な管理をする方法」 について解説していきます。

あなたの職場では、こんな問題はありませんか？

• 必要以上に多くの物品があり、スペースを圧迫している

• 逆に、必要なものが不足して業務が滞る

• 在庫の管理方法が決まっておらず、担当者によってバラバラ

「在庫管理なんて単純だろ？」と思っていると、大きな落とし穴にはまります！

在庫が多すぎれば コスト増加 の原因になり、不足すれば 業務の停滞 に直結します。

管理職を目指すあなたなら、適切な在庫管理を学び、コスト削減と効率化を実現しませんか？

この記事では、在庫管理の基本から 実践的な発注方法 まで徹底解説！

最後まで読めば、あなたの職場の在庫管理が劇的に改善されること間違いなしです！

1. 在庫管理の重要性とは？

まず大前提として、なぜ在庫管理が重要なのかを押さえておきましょう。

適正な在庫管理ができると…

✅ 無駄なコストを削減できる！

✅ 必要な物品を必要な時に確保できる！

✅ 業務がスムーズに進む！

逆に、在庫管理が適当だと…

❌ 必要のないものが大量にあり、スペースを圧迫する

❌ 欠品が発生し、業務が止まる

❌ ムダな発注が増え、コストがかさむ

つまり、在庫管理は 会社の利益を左右する重要な業務 なんです！

2. 在庫管理の基本原則を知ろう！

「適正な在庫管理」とは、 必要なものを、必要な時に、必要な量だけ確保すること です。

そのために重要なのが 「使用量」と「納入期間」 です！

たとえば、こんな計算をしてみましょう。

📌 例：コピー用紙の在庫管理

• 1日に100枚のコピー用紙を使う

• 発注してから納入されるまで2日かかる

この場合、発注が遅れると 2日間はコピー用紙がなくなる ため、最低でも 200枚の予備が必要 です。

つまり、必要な在庫量は「1日分の使用量 × 納入期間 + 予備分」 という計算になります。

このように、在庫の適正量を把握することが、無駄や不足を防ぐカギ になります！

3. 物品の特性に合わせた在庫管理をしよう！

「すべての物品を同じ管理方法で扱う」のはNG！

なぜなら、物品によって 使用頻度・価格・サイズ・調達期間 が異なるからです。

例えば、職場で扱う物品にはこんな違いがあります。

物品の種類使用頻度価格調達期間適した管理方法
コピー用紙高い安価短い定量発注
パソコン低い高価長い都度発注
ボールペン高い安価短い定量発注
工場の機械部品中程度高価長い定期発注

このように、物品の特性を見極めたうえで適切な在庫管理を行いましょう！

4. 在庫管理の3つの発注方式とは？

在庫を適切に維持するために、3つの発注方式を使い分けましょう！

① 定期発注方式

定期発注方式とは、一定の期間ごとに決まったタイミングで発注する方法 です。

例えば、「毎月1日にまとめて発注する」「四半期ごとに発注する」などの方法があります。

この方式は、使用頻度が高く、かつ価格が高いものに適している のが特徴です。

📌 定期発注方式が向いている物品とは？

定期発注方式は、以下のような物品に適しています。

✅ 使用頻度が高いもの → 例えば、工場の生産ラインで使われる消耗品

✅ 高価なもの → 例えば、機械の交換部品や医療機器

では、具体的な事例を見てみましょう！

📍 具体的な事例①：工場での機械部品の定期発注

📌 ケース：自動車工場の部品管理

とある自動車メーカーでは、生産ラインのロボットアームが毎月一定数の部品を消耗する ことが分かっています。

そのため、毎月1日に定期的に発注する ことで、工場の生産ラインが止まることを防いでいます。

✅ メリット

✔ 安定した供給が確保できる！

✔ 発注タイミングを決めることで、管理の手間が減る！

❌ デメリット

✖ 急な生産増加に対応しにくい…

例えば、新型車の受注が急増した場合、通常の定期発注では部品が足りなくなる可能性があります。

このようなリスクを回避するために、安全在庫を設定しておく ことが重要です。

📍 具体的な事例②：病院での医療機器の定期発注

📌 ケース：手術室で使用する医療機器の管理

病院では、毎月一定数の注射器、手術用手袋、消毒液 などの消耗品を使用します。

使用頻度が高いため、毎月初めにまとめて発注するルール を設定しています。

✅ メリット

✔ 医療現場で「品切れ」が発生しにくい！

✔ コストを抑えながら、一定量の在庫を確保できる！

❌ デメリット

✖ 感染症の流行などで需要が急増すると、在庫不足になる可能性がある…

この対策として、病院では「緊急時用の追加発注枠」を用意し、予備在庫を持つことで対応しています。

📍 定期発注方式の実践例：企業での運用方法

✅ 実践方法①：発注サイクルを設定する

1. 使用量をデータ化 → 1カ月・3カ月・半年ごとの使用量を把握

2. 適正な発注量を決定 → 余剰在庫を持たない範囲で、適切な量を算出

3. 発注スケジュールを決める → 毎月1日、四半期ごとなど、定期的に発注

✅ 実践方法②：予備在庫の設定

定期発注方式では、使用量の変動に対応しにくい ため、安全在庫（バッファ） を持つことが重要です！

例えば、普段は「毎月1日に100個の部品を発注」しているが、安全在庫として常に20個の予備を持つ ことで、急な需要増にも対応できるようにする、という方法です。

✅ 定期発注方式を成功させるポイント！

1. 発注サイクルを明確にする！ → 「いつ発注するのか」を社内ルール化

2. 適正な在庫量を設定する！ → 無駄な在庫を抱えず、最適な量を確保

3. 安全在庫を持つ！ → 急な需要増に対応できる仕組みを作る

🎯 定期発注方式を活用して在庫管理を最適化しよう！

✅ 定期発注方式は、使用頻度が高く、高価な物品に適している！

✅ 毎月・四半期など、決まったタイミングで発注することで管理しやすい！

✅ 急な需要変動には対応しにくいため、安全在庫を設定することが重要！

定期発注方式を上手に活用すれば、業務効率を向上させながら、コスト削減も可能 になります！

② 定量発注方式

定量発注方式とは、在庫が一定量を下回ったタイミングで、決まった数量を発注する方法 です。

例えば、

📌 コピー用紙の在庫が500枚を下回ったら、1000枚発注する

📌 ボールペンの在庫が50本を切ったら、100本発注する

といった形で、在庫が減ったら補充する仕組み です。

📌 定量発注方式が向いている物品とは？

定量発注方式は、次のような物品に適しています。

✅ 使用頻度が高いもの → 例：オフィスで毎日使うコピー用紙やボールペン

✅ 安価なもの → 例：書類フォルダー、付箋、電池など

では、具体的な事例を見てみましょう！

📍 具体的な事例①：オフィスでのコピー用紙管理

📌 ケース：企業の事務部門でのコピー用紙管理

オフィスでは、コピー用紙を毎日大量に使用 します。

しかし、在庫が多すぎると収納スペースを圧迫 し、在庫が少なすぎると業務に支障 が出ます。

そこで、定量発注方式 を採用！

✅ 運用ルール

1. コピー用紙の在庫を毎週チェックする

2. 在庫が500枚を切ったら、1000枚を発注する

3. 発注担当者が在庫リストを管理し、発注を実施

✅ メリット

✔ 必要な分だけ補充できるので、無駄な在庫を持たない！

✔ 在庫切れを防ぎつつ、スペースを効率よく使える！

❌ デメリット

✖ 在庫の管理をこまめに行わないと、発注のタイミングを逃す…

👉 解決策：在庫チェックを定期的に行い、自動発注システムを導入する！

📍 具体的な事例②：工場での梱包資材の管理

📌 ケース：食品工場のダンボール発注

食品工場では、毎日たくさんのダンボールを使って商品を梱包 します。

ダンボールが不足すると、商品を出荷できなくなり、大きな損失につながる ため、在庫切れを防ぐ必要があります。

✅ 運用ルール

1. ダンボールの使用量をデータ化し、在庫の最小限ラインを設定する

2. 在庫が200箱を下回ったら、500箱を発注する

3. 倉庫担当者が在庫を確認し、発注システムに入力する

✅ メリット

✔ 生産ラインが止まるリスクを防げる！

✔ 在庫を持ちすぎず、倉庫スペースを最適化できる！

❌ デメリット

✖ 急な需要増加に対応しにくい…

👉 解決策：安全在庫を設定し、繁忙期には発注量を増やす！

📍 定量発注方式の実践例：企業での導入方法

✅ 実践方法①：在庫の最小限ラインを決める

発注の基準となる「在庫がどれくらいになったら発注するか？」を決めることが重要！

例えば…

📌 コピー用紙の使用量が1日200枚 → 最小限ラインを500枚に設定

📌 ボールペンの使用量が月50本 → 最小限ラインを20本に設定

✅ 実践方法②：在庫管理システムを導入する

定量発注方式は、こまめな管理が必要 です。

そこで、在庫管理システムや自動発注システムを導入 すると、管理が楽になります！

例えば、

✅ 在庫が最小限ラインを下回ると、自動的に発注するシステム

✅ バーコードスキャンでリアルタイム在庫を管理するツール

こうしたツールを活用すると、手間をかけずに在庫を適正に保つことができます！

✅ 定量発注方式を成功させるポイント！

1. 発注の最小限ラインを設定する！ → 「いつ発注するのか？」を明確にする

2. 在庫をこまめにチェックする！ → 毎週or毎月、定期的に在庫確認を行う

3. 在庫管理システムを活用する！ → 手間を減らし、自動で発注できる仕組みを作る

🎯 定量発注方式を活用して在庫を最適化しよう！

✅ 定量発注方式は、使用頻度が高く、安価な物品に適している！

✅ 在庫が一定量を下回ったら、決まった数量を発注する仕組み！

✅ こまめな管理が必要だが、システムを活用すれば効率的に運用可能！

この方法を取り入れれば、ムダなく、必要なタイミングで在庫を補充できる ようになります！

③ 都度発注方式

都度発注方式とは、必要になったときにその都度発注する方法 です。

例えば、

📌 新しいパソコンが必要になったら、その都度発注する

📌 特殊機械が壊れたときに、新しいものを発注する

この方式は、使用頻度が低く、高価なものに適している のが特徴です。

📌 都度発注方式が向いている物品とは？

都度発注方式は、次のような物品に適しています。

✅ 使用頻度が低いもの → 例：特定のプロジェクトでしか使わない機材

✅ 高価なもの → 例：パソコン、特殊機械、オフィス家具

では、具体的な事例を見てみましょう！

📍 具体的な事例①：企業のパソコン購入

📌 ケース：新入社員用のパソコン発注

企業では、新しい社員が入社した際にパソコンを支給します。

しかし、全社員分のパソコンを常にストックしておくと、

コストがかかる＆古くなってしまう という問題が発生します。

そこで、都度発注方式 を採用！

✅ 運用ルール

1. 新入社員が入社するタイミングでパソコンを発注する

2. 必要なスペックを確認し、都度購入する

3. 余分な在庫を持たず、常に最新のパソコンを用意できる

✅ メリット

✔ 無駄な在庫を持たず、最新の機器を導入できる！

✔ 企業ごとに最適なスペックの機器を選定できる！

❌ デメリット

✖ 発注から納品までに時間がかかり、すぐに使えない可能性がある…

👉 解決策：事前にメーカーや販売店と納期を確認し、納品スケジュールを把握する！

📍 具体的な事例②：医療機関での特殊機械の購入

📌 ケース：病院でのMRI装置の発注

病院では、MRI装置などの特殊医療機器は頻繁には購入しない ため、都度発注方式を採用しています。

✅ 運用ルール

1. 必要になったタイミングで、病院の予算と照らし合わせて購入を決定

2. メーカーと交渉し、導入スケジュールを調整

3. 技術者と相談し、設置・運用の準備を進める

✅ メリット

✔ 不要な設備投資をせず、適切なタイミングで導入できる！

✔ 最新の医療機器を導入できる！

❌ デメリット

✖ 緊急時にすぐに導入できない可能性がある…

👉 解決策：リース契約やレンタルを活用し、短期間で対応できるようにする！

📍 都度発注方式の実践例：企業での導入方法

✅ 実践方法①：発注ルールを明確にする

都度発注方式は、発注のたびに判断が必要なため、ルールを明確にしておくことが重要 です。

例えば…

📌 パソコンの発注は、部署ごとの承認を得てから実施

📌 特殊機械の発注は、年間予算と照らし合わせて決定

✅ 実践方法②：納期リスクを把握する

都度発注方式は、急な発注に対応できない ことがデメリットです。

そのため、事前に納期を確認し、納品までの流れを把握しておくことが重要！

例えば…

✅ メーカーの納品リードタイム（例：2週間～1カ月）を事前に確認する

✅ 短納期対応が可能な業者をリストアップしておく

✅ 都度発注方式を成功させるポイント！

1. 発注ルールを明確にする！ → 「誰が、どのタイミングで発注するか？」を決める

2. 納期リスクを把握する！ → 急な必要時に備えて、納品スケジュールを事前確認

3. リース・レンタルを活用する！ → 長納期のリスクを減らし、迅速に対応できるようにする

🎯 都度発注方式を活用して在庫管理を最適化しよう！

✅ 都度発注方式は、使用頻度が低く、高価な物品に適している！

✅ 必要になったときに発注することで、不要な在庫を持たなくて済む！

✅ 納期に時間がかかるため、事前にスケジュールを把握することが重要！

この方式を活用すれば、余分なコストをかけずに、必要なときに最適な物品を調達 できます！

5. 在庫管理を成功させる3つのポイント！

在庫管理を適切に行うことは、業務の効率化やコスト削減につながります。しかし、「在庫が多すぎて無駄が出る…」「必要な時に品切れしてしまう…」 という問題に悩まされる職場も多いのではないでしょうか？

では、どのようにすれば在庫管理を成功させられるのでしょうか？

重要なのは、以下の3つのポイントです！

✅ 在庫データをしっかり記録する！

✅ 在庫の見える化をする！

✅ 発注ルールを明確にする！

それぞれ詳しく解説していきます！

① 在庫データをしっかり記録する！

エクセルや在庫管理ソフトを活用し、在庫数・使用量・発注履歴をデータ化しましょう！

📍 なぜデータ化が重要なのか？

在庫データを記録せずに運用すると…

❌ どのくらい使ったのか分からず、在庫切れが発生！

❌ 発注履歴が曖昧になり、ムダな在庫を抱えてしまう！

こうした問題を防ぐために、データ化による可視化 が必須です！

➡ 在庫数・使用量・発注履歴をデータ化することで、ムダなコストを削減し、スムーズな運用が可能になります！

✅ 実践ポイント

📌 エクセルを活用する

エクセルで「品目名」「現在庫数」「発注基準」「発注履歴」などを記録しましょう！

📌 在庫管理ソフトを導入する

「freee在庫管理」「スマート在庫管理」などのツールを活用すれば、リアルタイムで在庫を管理できます！

📌 定期的にデータを更新する

在庫データは、毎週 or 毎月1回 必ず更新し、最新情報を保つことが重要です！

✅ 実践例：エクセルで在庫管理をする場合

エクセルを活用して、以下のような在庫管理表 を作成すると便利です。

品目現在庫数1日の使用量発注基準（在庫が何個になったら発注するか）発注履歴
コピー用紙2000枚100枚500枚以下2月1日 1000枚発注
ボールペン50本5本20本以下1月25日 50本発注

これを週に1回更新 することで、在庫状況を常に把握できます！

✅ 実践例：在庫管理ソフトを導入する場合

デジタル化を進めたいなら、在庫管理ソフトを活用するのもアリ！

📌 「freee在庫管理」「スマート在庫管理」などのツールを活用

📌 スマホやタブレットからリアルタイムで在庫確認が可能

📌 発注履歴や使用履歴が自動で記録され、ミスを防げる！

特に複数の拠点で在庫を管理する企業には、クラウド型の在庫管理システムがオススメ！

② 在庫の見える化をする！

どこに何があるのか、すぐに把握できる仕組みを作ることが大切です！

📍 在庫の見える化ができていないと…

❌ 必要なものがどこにあるか分からず、探すのに時間がかかる！

❌ 在庫があるのに気づかず、二重発注してしまう！

こうしたトラブルを防ぐために、整理整頓＆可視化 を進めましょう！

➡ 「どこに何があるか」を明確にし、誰でもすぐに把握できるようにすることが大切！

✅ 実践ポイント

📌 ラベルを活用する

物品ごとに収納スペースを決め、ラベルを貼って整理しましょう！

📌 デジタルツールを使う

バーコードスキャン機能を活用し、在庫の位置をデータ化するのも有効です！

📌 使用後は必ず元の場所に戻すルールを徹底！

「使ったら戻す」を徹底することで、在庫管理がスムーズになります！

✅ 実践例①：ラベルを活用して保管場所を明確にする

📌 「コピー用紙」「ボールペン」「インク」など、アイテムごとに棚や引き出しを分類！

📌 ラベルを貼り、誰が見ても分かるようにする！

📌 使用後は必ず元の場所に戻すルールを徹底！

➡ これだけで「どこに何があるか分からない問題」が解決！

✅ 実践例②：デジタルツールで在庫を可視化

📌 バーコードスキャン機能を使い、入出庫を記録！

📌 スマホやタブレットで倉庫内の在庫をリアルタイムでチェック！

📌 「どの棚に何があるのか」をデータ化し、検索しやすくする！

➡ 紙ベースの管理よりも、スピーディー＆正確に在庫状況を把握できる！

③ 発注ルールを明確にする！

発注のタイミングや責任者を明確にして、ムダな発注や在庫不足を防ぎましょう！

📍 発注ルールが曖昧だと…

❌ 誰が発注するのか分からず、必要なものが届かない！

❌ 基準がないまま発注し、在庫が増えすぎてしまう！

発注基準＆責任者を明確にすることで、トラブルを防げる！

➡ 発注のタイミング・担当者・手順を明確にすることで、ムダをなくし適正な在庫を維持できます！

✅ 実践ポイント

📌 発注基準を決める

「在庫が○○個以下になったら発注」という基準を設定しましょう！

📌 発注の担当者を決める

発注作業は特定の担当者に任せ、責任の所在を明確にすることが大切です！

📌 発注履歴を記録する

発注履歴を残しておけば、「いつ、何を、どれだけ発注したか」がすぐに確認できます！

✅ 実践例①：発注基準を設定する

📌 「在庫が○○個以下になったら発注する」ルールを決める！

📌 （例）コピー用紙の在庫が500枚以下になったら発注！

📌 （例）ボールペンの在庫が20本以下になったら発注！

➡ 基準を決めておけば、誰が見ても「今発注すべきか」が分かる！

✅ 実践例②：発注の担当者を決める

📌 発注作業を「担当者1名」に任せると、管理がしやすい！

📌 複数の人が勝手に発注しないように、発注権限を統一！

📌 「発注前に責任者の承認を得る」ルールを作るのも有効！

➡ ムダな発注や在庫の増えすぎを防ぐことができる！

✅ 実践例③：発注スケジュールを決める

📌 毎週or毎月○日に発注業務を行う！

📌 「発注漏れ」を防ぐために、リマインダー設定を活用！

📌 発注履歴を記録し、「前回いつ発注したか」を確認できるようにする！

➡ 発注のタイミングを固定すると、在庫管理がスムーズになる！

 在庫管理の3つのポイントを徹底しよう！

✅ 在庫データをしっかり記録する！ → エクセルや在庫管理ソフトで「在庫数・使用量・発注履歴」を可視化

✅ 在庫の見える化をする！ → ラベル管理やデジタルツールを活用し、「どこに何があるか」を明確にする

✅ 発注ルールを明確にする！ → 「発注基準」「発注担当者」「発注スケジュール」を決めてミスを防ぐ

この3つを徹底すれば、

ムダな在庫を減らし、在庫の過不足を防ぎ、業務の効率化につながり、必要なものが適切なタイミングで揃う環境 を作れます！

6. まとめ：適正な在庫管理で職場の生産性をアップしよう！

在庫管理は、企業の利益を左右する重要な業務 です。

✅ 必要な在庫量を把握する！

✅ 物品の特性に合わせて管理方法を変える！

✅ 適切な発注方式を選ぶ！

この3つを意識するだけで、ムダをなくし、業務効率を向上 できます！

あなたが管理職を目指すなら、在庫管理のスキルは必須！

今日から実践し、職場のコスト削減と効率化を実現しましょう！


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