さまざまな問題に対する解決の着眼（その5）「人に仕事がつく」を防ぐ！管理職が今すぐ実践すべき業務ローテーションと属人化対策！

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こんにちは、未来の管理職を目指すあなたへ！

今日は、多くのマネージャーが悩む「特定の人に仕事が集中する問題」をどう防ぐか、その具体的な方法をお話しします。

あなたの職場でも、「この仕事は〇〇さんに任せておけば安心！」という状況、ありませんか？

一見、頼れる社員がいるのは良いことのように思えます。しかし！ それが原因で属人化が進み、特定の人に仕事がつきすぎてしまうと、組織全体のリスクになってしまうのです。

これは「属人化＝業務のブラックボックス化」です。

担当者が急に休んだら？ 退職したら？ 業務が回らなくなり、組織が機能不全を起こす危険性があります！

そこで今回は、計画的な業務ローテーションとマニュアル整備による属人化対策について、徹底解説していきます！

なぜ属人化は危険なのか？管理職が知るべきリスクとは！

まず、なぜ「人に仕事がつく」ことが問題なのかを整理しましょう。

1. 担当者の急な不在や退職で業務がストップする！

「この仕事は彼しかできない！」という状態、怖くありませんか？

もし急な体調不良や家庭の事情で休まれたら…？ 誰も対応できず、業務がストップすることになります。

2. 特定の人に負荷が集中し、離職リスクが高まる！

業務が特定の人に集中すると、残業が増え、精神的な負担が大きくなります。

その結果、優秀な社員ほど「もう限界…」と感じて辞めてしまうリスクが高まります。

3. マネージャーの管理が難しくなる！

担当者が業務をブラックボックス化すると、マネージャー自身が業務の詳細を把握できなくなるという問題が発生します。

こうなると、組織全体のパフォーマンスが低下し、いざというときにマネジメントが機能しなくなります。

属人化を防ぐ！「計画的な業務ローテーション」が鍵だ！

それでは、どうすれば「特定の人に仕事がつく」状態を防げるのでしょうか？

答えはシンプルです。

★ 計画的な業務ローテーションを実施する！

ただし、やみくもにローテーションを行っても意味がありません。

「無計画・無目的なローテーション」ではなく、「戦略的に計画されたローテーション」が必要です。

業務ローテーション成功の3ステップ！

① まずはスキルの棚卸しをしよう！

ローテーションを始める前に、現在のスキル分布を可視化しましょう。

次のようなリストを作成します。

✅ 業務の内容（何をやるのか）

✅ 難易度（初級・中級・上級）

✅ 現在の担当者（誰がどの業務をやっているか）

✅ 他に対応できる人材（誰がその業務を覚えられるか）

こうすることで、「特定の人にしかできない業務」が明確になります！

② 属人化が進んでいる業務を抽出し、ローテーションを計画！

次に、スキル棚卸しの結果をもとに、ローテーションの計画を立てましょう。

例えば…

• 「〇〇さんしかできない業務が多い！」 → 早急に分担を進める

• 「新人に難易度の高い業務を任せるのは無理…」 → 段階的なスキル移行を計画

• 「同じ業務を何年も担当している人がいる」 → 1年ごとにローテーションを実施

このように、業務の専門性やスキルレベルを考慮しながら、無理のない形でローテーションを行うことが重要です。

③ ローテーションと同時に、業務マニュアルを整備！

ここが非常に重要なポイントです！

ローテーションを行うと、新しい担当者が業務を引き継ぐことになります。

このとき、「使えない業務マニュアル」では意味がありません！

ローテーションを実施するタイミングで、業務マニュアルの更新・整備を徹底しましょう。

✅ 最新の業務手順を記載

✅ 誰でも分かるように整理（画像・図解を入れる）

✅ 定期的な更新をルール化

これにより、次回のローテーションがスムーズになり、業務のブラックボックス化を防ぐことができます！

業務ローテーションの頻度は？最適なサイクルを決めよう！

「どのくらいの頻度でローテーションを行えばいいの？」という疑問もありますよね。

答えは「業務の専門性や職場の規模、育成方針による」ですが、目安としては…

✅ 一般的な事務業務 → 半年〜1年に1回

✅ 専門性の高い業務 → 1〜3年に1回（スキル習得後にローテーション）

無理のないペースで、計画的に実施することが重要です！

まとめ：「計画的な業務ローテーション」で組織を強くする！

最後に、もう一度ポイントをおさらいしましょう！

✅ 属人化は組織のリスク！ 急な不在・退職で業務が止まる可能性がある！

✅ 特定の人に負荷が集中すると、離職リスクが高まる！

✅ 計画的な業務ローテーションを導入し、業務を分散！

✅ ローテーションのタイミングで、業務マニュアルを整備！

✅ 半年〜1年ごとのローテーションが理想的！

「この仕事は〇〇さんに任せておけば安心！」から脱却し、組織全体で業務を回せる仕組みを作ることが、優秀な管理職への第一歩！

今すぐ、あなたの職場でも実践してみてください！


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