さまざまな問題に対する解決の着眼（その6）業務に不慣れな担当者の能力を最速で引き上げる方法！スピードと品質を両立させる極意とは？

スキル

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こんにちは！今回は 「業務に不慣れな担当者の能力をいかに効率よく上げるか？」 について深掘りしていきます。

「担当者が変わるたびに業務の品質やスピードが低下してしまう…」

「新人や異動者が戦力化するまでに時間がかかりすぎる…」

こんな悩みを抱えている管理職の方、多いのではないでしょうか？

安心してください！本記事では、 短期間で担当者のスキルと知識を爆速で向上させ、即戦力化する方法 を徹底解説します！

業務の質とスピードを落とさずに、担当者が変わってもスムーズに回る組織を作るには 「知識の定着」と「行動の定着」 の二つが鍵を握ります。

では、この２つについて詳しく説明します！

1. 担当者の能力を上げるカギは「知識の定着」と「行動の定着」！

「能力向上」と聞くと、研修やOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）を思い浮かべる方が多いかもしれません。確かに、これらは重要です。しかし、 本当に成果を出すためには、知識と行動の定着をバランスよく高めることが必須 なのです！

① 知識の定着とは？

「業務を理解する」から始めよう！

まず、 知識の定着とは、業務を行うために必要な情報やスキルを学ぶこと です。

知識の習得には、業務マニュアルの活用が欠かせません。多くの職場では、 業務の流れをマニュアル化 していますが、実は 多くのマニュアルには「ある欠点」 があるのです。

知識定着の最大の落とし穴：「一般的な流れ」しか書かれていない！

例えば、あなたの職場の業務マニュアルには、こんな記載があるかもしれません。

[契約書作成の手順]

1. テンプレートをダウンロードする

2. 必要事項を入力する

3. 上司に確認を依頼する

4. 取引先に送付する

一見、問題ないように思えますよね？

しかし、実際の現場では 「マニュアル通りに進まないケース」 が多発します！

例えば…

• 取引先から急な仕様変更の要望があったとき、どう対応する？

• 顧客からクレームが入ったとき、どの部署に相談すべき？

• システムトラブルが発生し、契約書を送れなくなった場合の最適な対応は？

こうした リアルな現場の課題に対応できる知識が、マニュアルには書かれていない ことが多いのです。

つまり、 本当に「使える」知識を定着させるためには、「イレギュラー対応」や「現場のコツ」まで網羅した実践的なマニュアルが必要 なのです！

実践的なマニュアルを作るポイント

では、どのようにして 実践的なマニュアル を作成すればよいのでしょうか？

✅ 業務の流れを「チェックリスト化」する！

→ 一目で流れが分かるようにし、手順を間違えないようにする。

✅ 「よくあるトラブル」と「解決策」を記載する！

→ 例えば、「取引先から急な仕様変更の依頼があった場合の対応例」を具体的に書く。

✅ 経験者の「カン・コツ」を盛り込む！

→ 例えば、「クレーム対応では、最初に共感の言葉を伝えるとスムーズに進む」といったノウハウを記載する。

このように 「実際の業務で使える知識」 をマニュアルに落とし込むことで、担当者の知識定着を加速できます！

② 行動の定着とは？

知識を頭に入れただけでは、実際に使えるようにはなりません。そこで重要になるのが 「行動の定着」 です。

行動の定着 とは、単に知識を持っているだけでなく、 実際の業務でスムーズに動ける状態にすること です。

たとえば…

• マニュアルを読んだだけでは、実際の対応はスムーズにできない

• 座学で学んだことも、実践しないと忘れてしまう

• 経験を重ねることで、応用力や「カン・コツ」が身につく

このように、「知っている」から「使える」状態になるためには、 実際に業務を行いながらスキルを磨く 必要があります。

しかし、ここで 1つ大きな問題 があります。

新人にいきなり業務を任せるのは危険！なぜ？

「とにかくやって覚えろ！」という指導方法もありますが、これは 逆効果 になることが多いのです。

その理由は…

1. 経験不足による失敗が重なると、自信を失いモチベーションが低下する！

2. プレッシャーが大きすぎると、萎縮して本来の力を発揮できない！

3. 適切なサポートがないと、間違ったやり方が定着してしまう！

特に新人や経験の浅い担当者にとっては、 「実践＝大きな不安」 なのです。

では、どうすれば 安全かつ効果的に行動を定着させられるのか？

ポイントは 「本人のモチベーションを高めながら、自然に行動を定着させる」 ことです！

行動の定着をスムーズに進める3つのステップ！

① まずは「簡単な業務」から成功体験を積ませる！

最初から難しい業務を任せると、プレッシャーが大きすぎてミスが増え、結果的に自信を失ってしまいます。

だからこそ、「できる範囲の業務」からスタートさせるのがポイント！

✅ 最初は、書類チェックや簡単なデータ入力など、リスクの低い業務を任せる！

✅ 成功したら「よくできたね！」と具体的にフィードバックする！

✅ 徐々に難易度を上げていき、「できること」を増やしていく！

小さな成功体験を積ませることで、「やればできる！」という自信を持たせることが重要です。

② OJT（実践指導）を活用し、少しずつ「自分で考えて動ける」状態にする！

いきなり「すべて1人でやってみろ！」というのは無理があります。

そこで OJT（On-the-Job Training） を活用し、 経験者のサポートを受けながら実践的に学ぶ仕組み を作ります。

✅ 最初は先輩社員が一緒に業務を進め、フォローする！

✅ 途中で質問できる環境を整え、不安を減らす！

✅ 「この場合、どうすればいいと思う？」と、考えさせる機会を作る！

「ただ教える」のではなく、少しずつ本人が自分で判断できるよう促す のがポイントです。

経験を積みながら「自分で考え、動く力」を身につけることで、行動が定着していきます！

③ 定期的なフィードバックで成長を可視化し、やる気を引き出す！

最後に重要なのが、 フィードバックによる成長の可視化！

✅ 「〇〇ができるようになったね！」と具体的に評価する！

✅ 「次はこれに挑戦してみよう！」と新たな課題を提示する！

✅ 「この部分を改善すると、もっと良くなるよ！」と建設的なアドバイスをする！

フィードバックを定期的に行うことで、「成長している！」という実感が湧き、さらにモチベーションが上がる のです！

行動の定着を成功させるポイント！

✅ 最初は簡単な業務からスタートし、成功体験を積ませる！

✅ OJTを活用し、少しずつ「自分で考えて動ける」状態にする！

✅ 定期的にフィードバックし、成長を可視化してモチベーションを高める！

この3ステップを実践することで、 担当者の行動は自然と定着し、即戦力化が加速する のです！

「ただやらせる」のではなく、「成長を実感しながら行動を定着させる」ことが、長期的なスキル向上につながります。

では、どのように「知識の定着」と「行動の定着」を高めていくのか？次の章で具体的な方法を解説していきます！

2. 担当者のスキルを最速で伸ばす「3つの実践ステップ」！

ステップ① 実践的な業務マニュアルを整備する！

「マニュアルがあるのに、新人がなかなか成長しない…」という職場は多いです。その原因の多くは 「実践で役に立つ情報が足りていない」 ことにあります。

そこで、マニュアルを 「イレギュラー対応」や「現場のコツ」まで網羅した実践的なもの に進化させましょう！

実践的なマニュアルにするためのポイント

✅ 業務の流れを「チェックリスト化」する → 初心者でも迷わず業務を進められる！

✅ 「よくある失敗例」と「対策」を記載する → 失敗を未然に防ぎ、即戦力化を加速！

✅ 経験者の「カン・コツ」を文章化する → 経験者しか知らないノウハウを蓄積！

このような工夫をするだけで、 業務の属人化を防ぎ、スムーズなスキル継承が可能 になります！

ステップ② 担当者のモチベーションを上げる仕組みを作る！

「やらされ仕事」では、スキルは身につきません！大事なのは 「担当者の意思で新しい業務にチャレンジしたくなる状態」 を作ることです。

そのために、 人事評価に「新しい業務へのチャレンジ」を組み込む のが効果的です！

例えば…

✅ 新しい業務を習得したら評価アップ！

✅ 「イレギュラー対応マニュアル」に貢献したらボーナス！

このような仕組みを導入すれば、 担当者は積極的に学び、業務の質も自然と向上 します！

ステップ③ 実践を通じてスキルを定着させる！

最後に、知識を実際に活用できるようにするために、 実践の場を増やすことが重要 です！

✅ 最初は簡単な業務から担当させ、成功体験を積ませる！

✅ OJTでフォローしながら、徐々に応用力を高める！

✅ 定期的にフィードバックを行い、スキルの伸びを可視化！

このように 実践と振り返りを繰り返すことで、担当者は短期間で成長し、即戦力化 していきます！

まとめ：知識と行動の定着で、担当者の即戦力化を実現しよう！

今回は、 業務に不慣れな担当者を短期間で即戦力化する方法 をご紹介しました！

✅ 「知識の定着」と「行動の定着」をバランスよく高める！

✅ 実践的なマニュアルを作成し、業務の属人化を防ぐ！

✅ モチベーションを刺激する仕組みを導入し、主体的な学びを促進！

✅ 実践を通じてスキルを磨き、成長を加速させる！

この方法を実践すれば、 どんな担当者でも短期間でスキルアップし、安定した業務品質を維持できる組織を作ることが可能 です！


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