スケジュールを組む前に！成功するプロジェクト管理の準備とは？

スケジュール管理がしっかりしていれば、プロジェクトはスムーズに進みます！しかし、ただ何となく予定を立てるだけではダメです。特に、部署が違う・会社が違う・国籍が違う――そんな多様なメンバーと協力するプロジェクトでは、言葉を交わさなくても伝わる「阿吽の呼吸」に頼ることは不可能！だからこそ、明確なスケジュールがプロジェクト成功の鍵を握ります。

しかし、スケジュールを作る前にやるべき準備があります。それは、「プロジェクトのゴール達成に必要な行動を洗い出し、計画の要所を見極めること」です！本記事では、スケジュールを組む前に絶対に押さえておくべき準備について、具体例を交えて詳しく解説します。

1. まずはゴール達成に必要な行動をリストアップせよ！
2. 絶対に遅れてはいけないポイントを見極めよ！
まとめ：スケジュール作成前の準備を怠るな！
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1. まずはゴール達成に必要な行動をリストアップせよ！

スケジュールを立てる前に、最も大切なこと――それは「ゴール実現に向けた具体的な行動をリストアップすること」です。

つまり、スケジュールを立てるには、まず「プロジェクトのゴールを明確にし、その達成に必要な行動を洗い出す」ことが不可欠です。

クラス会の幹事になったら？

たとえば、あなたがクラス会の幹事を任されたとします。年末にゼミの仲間と恩師を囲む会を開くことになりました。では、開催までにどんな計画を立てればよいでしょうか？

ゴールを設定する

まず、「クラス会の成功」がゴールになります。

必要な行動（アクティビティ）を整理する

ゴールを達成するために、以下のようなアクティビティ（大きな行動項目）を考えます。

• 企画（開催目的の整理、会場選定、予算決定）

• 安全管理（感染症対策、緊急連絡先の用意）

• 案内・集客（招待状作成、出欠確認、リマインド連絡）

• 当日運営（受付、乾杯、挨拶、余興、解散時のフォロー）

具体的な作業（タスク）に分解する

次に、アクティビティをさらに細かく分解し、具体的なタスクを明確にします。

例えば、「案内・集客」というアクティビティの中でも、具体的には次のようなタスクが考えられます。

• 案内文書の作成

• 連絡リストの作成

• 招待状の送付

• 参加者の出欠確認

• 参加者へのリマインド連絡

こうして、プロジェクトの成功に必要なアクティビティ（大項目）とタスク（具体的な作業）を整理することで、スケジュール作成の準備が整います！

このように、プロジェクトの大きな行動項目を「アクティビティ」と呼び、そこから派生する具体的な作業（案内文書の作成、連絡リストの作成など）を「タスク」と言います。

プロジェクトの成功には、まずこの「アクティビティ」と「タスク」の整理が不可欠なのです！

2. 絶対に遅れてはいけないポイントを見極めよ！

次に、「絶対に遅れてはいけない工程」を明確にすることが重要です。これを見極めることで、プロジェクトの進行がスムーズになります。

つまり、スケジュール作成時には、「絶対に遅れてはいけない工程」を把握することが重要ということです。この遅延が発生すると、プロジェクト全体に大きな影響を及ぼします。

マイルストーンとは？

プロジェクトの中には、後の工程に大きな影響を及ぼす「要となる工程」があります。これを「マイルストーン」と呼びます。

クラス会の例で考えてみましょう。

• 会場決定はマイルストーンになります！

• なぜなら、会場が決まらないと招待状を送ることができず、参加者を募ることもできないからです。

• さらに、人気の会場はすぐに予約が埋まるため、遅れると希望の日時に開催できなくなる可能性があります。

このような「遅れると致命的な影響を及ぼす工程」は、プロジェクト開始時に特定し、「いつまでに完了させるか」を明確にしておく必要があります。

プロジェクトでは、このような「後続の工程に大きく影響を及ぼすポイント」を事前に洗い出し、「いつまでに完了させるか」というデッドラインを決めることが大切なのです！

クリティカル・パスとは？

プロジェクトには、「どうしても短縮できない工程」があります。これをクリティカル・パスと呼びます。

たとえば、クラス会の出欠確認を往復はがきで行うとしましょう。

• 招待状を発送（3日）

• 参加者が返信（7日）

• 人数確定後に会場へ最終予約（2日）

この場合、最短でも 12日間は必要になります。この時間を無視してスケジュールを立てると、予定通りに進められず、プロジェクト全体が崩れてしまうのです！

クリティカル・パスを活かした効率化

「クリティカル・パスがあるから仕方ない…」と手をこまねいていては、時間がもったいない！

たとえば、出欠確認の返信を待っている間に、当日の進行プランを検討したり、会場の下見をしたりすることで、時間を有効活用できます。

プロジェクトのスケジュールを作成する際は、「マイルストーン」と「クリティカル・パス」を意識し、計画的にタスクを進めることが成功へのカギとなります！

まとめ：スケジュール作成前の準備を怠るな！

スケジュールを組む前に、次の準備をしっかり行いましょう！

プロジェクトのゴールを明確にし、必要な行動をリストアップする

「アクティビティ」と「タスク」に分類し、計画を細分化する

「マイルストーン」を設定し、遅れてはいけない工程を把握する

「クリティカルパス」を考慮し、スケジュールを最適化する

これらをしっかり準備することで、スケジュールの精度が上がり、プロジェクトの成功率が飛躍的に向上します！

管理職を目指すビジネスパーソンにとって、プロジェクトのスケジュール管理は必須スキルです。この機会に、しっかりとしたスケジュール作成の基礎を身につけましょう！

1. まずはゴール達成に必要な行動をリストアップせよ！

2. 絶対に遅れてはいけないポイントを見極めよ！

まとめ：スケジュール作成前の準備を怠るな！

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