リスク管理と課題管理、正しくできていますか？

スキル

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成功するプロジェクトの秘訣は「抽出・評価・管理」のサイクルを回すこと！

プロジェクトを任されたあなた！

リスクと課題をしっかり管理できていますか？

管理職を目指すのであれば、リスク管理と課題管理の正しい理解と実践は避けて通れません。なぜなら、プロジェクトの成功とは「偶然の産物」ではなく、地に足のついた準備と冷静なマネジメントの上に成り立つものだからです！

この記事では、リスクと課題の違いを明確にしながら、プロジェクト計画から終了までに実施すべき抽出・評価・管理のステップを徹底解説します！

そもそも「リスク」と「課題」って何が違うの？

まずは言葉の定義から押さえましょう。ここを曖昧にすると、プロジェクトマネジメント全体がブレてしまいます！

  • リスクとは、将来起こるかもしれない「不確定要素」です。　例えば「主要取引先の経営状態が悪化するかもしれない」「納期直前に部品が入らなくなるかもしれない」など、発生前の段階のものです。
  • 課題とは、すでに顕在化している「ギャップ」や「問題」です。　つまり、「このままではプロジェクトのゴールに到達できない！」とわかっている現実の壁です。

この違いを押さえたうえで、管理方法にも違いがあることを理解しましょう！

計画段階からはじまる！リスクと課題の管理はプロジェクト全体の命綱

プロジェクトの最初、つまり計画段階で行うべきことは何でしょうか？

答えはズバリ、「リスクと課題の抽出」です！

【ステップ1】抽出する

プロジェクトの目標、スコープ、関係者などをもとに、起こり得るリスクとすでに見えている課題を洗い出します。

この段階では想像力と過去の経験が勝負です！

  • 類似プロジェクトの失敗事例を参照する
  • ステークホルダーへのヒアリングを実施する
  • WBSやスケジュールに照らして見落としを防ぐ

など、複数の視点から多面的に抽出しましょう！

【ステップ2】評価する

抽出したリスク・課題は「放置できるもの」か「即対応すべきもの」かを判別しなくてはなりません。

  • 発生頻度はどれくらいか？
  • 発生したら影響の大きさは？
  • 対応策のコストや手間は？

これらをもとにリスクマトリクスなどで分類・優先度付けするのが有効です！

【実践編】課題管理は「見える化」で進捗を確実に！

課題は「対応しないとゴールできない現実的な障害」です。

ですから、放置はNG！確実に見える化して、管理していきましょう！

課題管理表を活用せよ！

ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使って、以下の項目を最低限押さえた課題管理表を作成しましょう。

カテゴリー課題内容懸念点対応方針担当者対応期限

この表は、定例会議で必ず確認し、進捗を記録。

対応が完了したものは消し込み、新たな課題が発生したらその場で追加！

この繰り返しが、課題を確実に解決へ導きます。

リスク管理は「リマインド」と「監査」で徹底せよ！

一方、リスクは「まだ起きていないけれど、重大な問題を引き起こす可能性がある」ものです。

だからこそ、プロジェクト中ずっと意識し続けることが重要！

リーダーの仕事は「リスクを忘れさせないこと」！

特に、発生確率が低いリスクほど、対策を放置しがち。

しかし、「まさかの事態」はいつも静かに忍び寄ってきます…。

  • 対策が実行され続けているか？
  • 定期的にモニタリングされているか？
  • 関係者にリスクをリマインドできているか？

こうした点を、マイルストンごとに確実にチェックしていきましょう！

自己評価と第三者監査の2段構え！

リスク管理の精度を高めるために、以下の2つの監査方法を導入しましょう。

  1. 自己評価：　プロジェクトメンバー自身が、リスクマネジメントの進捗や実施状況をチェック。前回の対策との比較も重要！
  2. 第三者監査：　プロジェクトに関与していない社内メンバーが、監査手順に沿って中立的に評価。監査手順がなければ、ISO 9001の内部監査手順を参考にすると効果的です！

まとめ：リスクと課題の管理は、「仕組み化」と「継続」が鍵！

プロジェクトマネジメントにおいて、リスクと課題は避けて通れない存在です。

そして、その管理が甘ければ甘いほど、プロジェクトの成功は遠のいていきます。

だからこそ、

「抽出・評価・管理」のサイクルを回し続けること！

「見える化」と「リマインド」で対応の徹底を図ること！

これらが、あなたのプロジェクトを成功へと導き、さらに管理職へのステップアップを後押ししてくれるのです！

ぜひ、今日からあなたの現場でも取り入れてみてください！

プロジェクトの見え方、関わり方がガラッと変わるはずです！


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