問題解決の立案（その18）進捗の遅れを挽回するための2つのキークエスチョン！管理職を目指すあなたに贈る進捗管理の極意！

こんにちは！管理職を目指す皆さん、日々の業務の中で進捗管理に頭を悩ませること、ありませんか？計画を立て、定期的に進捗確認をしているはずなのに、次に確認すると「遅れが生じている！」なんて経験、一度や二度ではないはずです。

しかも、その遅れを挽回するために何をすべきかが明確でないと、さらに遅れが広がり、プロジェクト全体に悪影響を及ぼします。では、どうすればこの状況を打開できるのでしょうか？

今回は、進捗遅れを挽回するために非常に有効な「2つのキークエスチョン」をご紹介します！この方法を実践することで、進捗管理の悩みを一気に解決し、チーム全体のパフォーマンスを大幅に向上させることが可能になりますよ！

なぜ進捗遅れが生じるのか？

まず、進捗遅れの原因をしっかり理解することが大切です。

進捗遅れが発生する理由には、次のようなものがあります：

• 実施していない：やるべきことを忘れている、あるいは気にしていたが時間が取れなかった。

• 本人にやる気がない：業務への意欲が低下している。

• 内容面で疑問が生じた：どのように進めればいいか迷っている。

• 十分に時間を割けない：通常業務と兼務しているため、改善活動に集中する時間が取れない。

• 想定外の影響が生じた：予期せぬトラブルが発生した。

このような状況に直面しても、適切な対応をすれば挽回は可能です！そのカギを握るのが、次にご紹介する「2つのキークエスチョン」なのです。

進捗遅れを挽回する2つのキークエスチョンとは？

1. 「このまま行くと、計画通りに完了するのか？」

この質問を投げかけることで、担当者に進捗状況と見通しを考えさせることができます。もし「計画通りに完了できる」と答えた場合、担当者はその達成をコミット（約束）することになります。一方で、「完了が難しい」と判断された場合には、挽回するための対策を具体的に検討・実行する必要があります！

2. 「このまま進めていくと、狙った効果を期待できるのか？」

次に重要なのが、この質問です。この問いを通じて、担当者は「自分の活動が期待通りの結果を生むかどうか」を予測する必要があります。もし「狙った効果が期待できる」と判断した場合には、その結果をコミットします。逆に「期待できない」と判断した場合は、再度対策を練り直すことになります。

この2つの質問によって、「進捗の確認」と「期待される効果の確認」を同時に行うことができます！しかも、担当者自身が自らの行動を振り返り、次に取るべきアクションを主体的に考えるようになるのです。

実際の進捗確認で見られる現象とその対処法

進捗度の確認

進捗が遅れる現象にはいくつかのパターンがあります。それぞれの状況に応じて対処方法を考えてみましょう！

• 実施していない：まずは「なぜ実施していないのか」をヒアリングしましょう。忘れているだけなのか、それとも他の業務が優先されているのかを確認します。

• 十分に時間を割けない：通常業務とのバランスを見直し、優先順位を再設定します。マネージャーがリソースを調整することも重要です。

• 実施しているが遅れている：この場合は、具体的な遅延理由を深掘りし、改善案を一緒に考えます。

内容面での確認

一方、狙った効果に関する確認では以下のような現象が見られます：

• 当初の効果以上が期待できる：この場合、チームにとってプラスの影響があるため、そのまま進めても問題ありません。

• 当初の効果以下になる：効果が低下する原因を洗い出し、改善策を講じます。低減率がどの程度かを数値化して、具体的な対策を検討しましょう！

• 想定外の影響が生じる：この場合、まずはその影響を特定し、プロジェクト全体への影響を最小限に抑えるための対応策を迅速に取る必要があります。

2つのキークエスチョンを活用するためのポイント

進捗遅れを挽回するために欠かせない「2つのキークエスチョン」をどうやって効果的に活用するか、そのポイントを深掘りしていきます。

「このまま行くと、計画通りに完了するのか？」

「このまま進めていくと、狙った効果を期待できるのか？」

この2つの質問をうまく使えば、進捗管理が格段にスムーズになります。しかし、質問をただ投げかけるだけでは不十分です。質問のタイミングや仕方次第で、効果が大きく変わるんです。では、どのように活用すればいいのか、ポイントをひとつずつ詳しくお伝えしますね！

• 定期的に確認することが重要！

この質問を1回だけ投げかけても、状況が改善されるとは限りません。定期的に確認し、担当者の進捗や状況を常に把握しておくことが大切です！

まず一番大事なのは、「定期的に確認する」ということです。この質問を1回だけ投げかけて終わりにしていませんか？それでは状況が改善されるとは限りません。進捗遅れのリスクを未然に防ぎ、確実に挽回するためには、継続的なフォローアップが欠かせません！

進捗管理は、言ってみれば健康管理のようなものです。一度体調が良くなったからといって油断すれば、また体調を崩すかもしれません。同じように、一度進捗が順調になったからといって安心せず、定期的にチェックを続けましょう。例えば、以下のようなスケジュールで確認を設定するのがおすすめです：

• 週に1回、進捗確認を行う日を決める：例えば毎週月曜日に担当者と進捗状況を確認する。

• プロジェクトの重要な節目（マイルストーン）ごとに状況をチェック：達成状況や問題点を具体的に洗い出します。

「継続は力なり」とよく言われますが、これは進捗管理でも同じこと。進捗が計画通りに進んでいるかどうかを、定期的に確認することで問題の早期発見・解決が可能になります！

• 質問の際には具体的な数字や事例を交える

「計画通り」という曖昧な表現ではなく、「〇日までに〇〇を完了させる」といった具体的な目標を示すことで、担当者も行動しやすくなります。

次に重要なのが、質問の具体性です。ただ「計画通り進んでいますか？」と聞いても、曖昧な答えが返ってきてしまいがちです。「大丈夫だと思います」「たぶん順調です」では、進捗状況を正確に把握することはできません！

ここでポイントになるのは、具体的な数字や事例を交えることです。例えば、こんな質問を投げかけてみましょう：

• 「〇月〇日までにタスクAを完了させる予定ですが、現時点での進捗率は何％ですか？」

• 「今週中に〇〇件の作業を終える予定でしたが、進み具合はどうですか？」

このように、具体的な目標や期限を設定して確認することで、担当者自身も進捗をより明確に把握できるようになります。数字や期限があると、曖昧さがなくなり、行動に移しやすくなるんです！

また、事例を交えることも効果的です。たとえば、「以前のプロジェクトでは、進捗が遅れたときに〇〇という方法で改善したけれど、今回はどう考えていますか？」といった具合に、過去の成功事例を参考にしながら具体的な行動を促すのも良いですね。

• マネージャー自身が積極的に関わる

担当者任せにせず、マネージャーが積極的にサポートする姿勢を見せることで、チーム全体のモチベーションが向上します！

最後に、もっとも大切なこと。それは、マネージャー自身が積極的に関わることです。進捗遅れの挽回は、担当者だけに任せてはいけません。マネージャーが関与することで、チーム全体の士気が高まり、進捗管理がより効果的になるんです！

たとえば、次のような行動を実践してみてください：

• 現場に足を運ぶ

定期的に担当者の業務現場を訪れて、進捗状況を直接確認しましょう。「進捗はどう？」と話しかけるだけでも、担当者は「自分の仕事を見てもらえている」と感じ、やる気が高まります。

• リソースを調整する

「通常業務が忙しくて改善活動に時間を割けない」という声をよく耳にしませんか？こうした場合、マネージャーが他のリソースを調整して、担当者が改善活動に集中できる環境を整えることが重要です。

• サポートの姿勢を示す

具体的には、「どんなサポートが必要か教えてほしい」と担当者に直接聞くことが効果的です。単に指示を出すだけでなく、一緒に課題解決を考えることで、チーム全体の連携が強化されます。

マネージャーが「自分たちと一緒に進捗を改善してくれている」と感じさせることができれば、担当者は自ら積極的に行動を起こすようになります。

最後に：進捗管理の極意は「質問力」にあり！

進捗の遅れを挽回するためのカギは、まさに「2つのキークエスチョン」にあります。これらの質問を適切なタイミングで投げかけることで、担当者自身が課題を認識し、解決策を考え行動するようになります。

• 定期的に確認することで問題を未然に防ぐ！

• 質問の際には具体的な数字や事例を交えて、曖昧さを排除する！

• マネージャー自身が積極的に関与して、チームを後押しする！

この3つを実践することで、進捗遅れを確実に挽回し、プロジェクトを成功に導くことができます。

管理職を目指すあなたには、このスキルが必要不可欠です！ぜひ今日から実践してみてください。そして、チームの進捗管理をしっかりとコントロールし、プロジェクトを成功へと導きましょう！マネージャーとしてのあなたの姿勢が、チーム全体の成果に大きな影響を与えるのです。

あなたのリーダーシップが、チームを大きく成長させるきっかけになります！

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