管理職を目指す皆さん、こんにちは！
今回は、企業の「日常管理」における業務設定の方法についてお話しします。
「あれ、この業務ってウチの部でやるべきなの？」と、疑問を持ったことはありませんか？
このモヤモヤ、実は多くの企業で日々起きている課題なんです。
部門のミッション達成には、明確な業務設定が不可欠です。
しかしながら、「本来やるべき業務」と「そうではない業務」が混在している現状が、ミッション達成の障壁になっているケースも少なくありません。
では、どのようにして日常管理の対象となる業務を整理し、部門ミッションを効果的に達成する仕組みを構築すればいいのでしょうか？
この記事では、日常管理の基本から具体的な業務設定のコツまで、分かりやすく解説します！
「明日から職場で使える！」そんな情報満載でお届けしますので、ぜひ最後までご覧ください。
そもそも日常管理って何？
まず押さえておきたいのは、日常管理とは何かということです。
簡単に言えば、日常管理とは、部門ミッションを達成するために必要な業務の遂行を管理することです。
各部門にはそれぞれミッションがありますよね？
営業部なら売上目標の達成、製造部なら品質基準の確保、人事部なら優秀な人材の採用や育成など…。
このミッションを達成するために、日々の業務がきちんと回っているかを管理するのが「日常管理」の役割です。
ここで重要なのが、業務の取捨選択です。
「やらなくてもいい業務を一生懸命やっている」なんて事態は避けたいですよね。
そのためには、自分の部門に必要な業務を明確にすることが重要です。
適切な業務設定が日常管理のカギ！
では、具体的にどのようにして「必要な業務」を設定すればいいのでしょうか？
ここでのポイントは以下の3つです。
- 1. 部門のミッションを明確にする
まずは、あなたの部門のミッションを改めて確認しましょう。
部門のミッションとは、「その部門が企業全体の中で果たすべき役割」です。
例えば、営業部なら「売上拡大」、総務部なら「社内環境の整備」といった具合ですね。
ミッションが曖昧な場合は、上司や同僚と話し合って明確化することが大切です。
このミッションが明確でないと、どんな業務をやるべきかも分からなくなります！
- 2. 現行業務を棚卸しする
次に、部門で現在行っているすべての業務をリストアップしてみましょう。
「これってやる必要あるの？」と思うような業務も含めて、すべて洗い出してください。
その上で、それぞれの業務が部門ミッションの達成にどう関係しているのかを考えます。
具体的には、以下の質問を自問してみてください。
• この業務は、部門ミッションに直結しているか？
• 他の部門が担当すべきではないか？
• 効率化や廃止が可能ではないか？
このプロセスで、不要な業務が見えてきます。「これは他部署に回したほうがいいな」とか、「これ、やらなくても問題ないかも」といった判断ができるようになります。
- 3. やるべき業務を再設計する
現行業務を棚卸ししたら、次はやるべき業務を再設計します。
特に注目すべきは、本来やるべきなのに手が回っていない業務です。
たとえば、以下のようなケースはありませんか？
• 「売上分析をもっとしっかりやりたいけど、雑務で手が回らない」
• 「従業員満足度の調査を実施したいけど、誰も手をつけていない」
こうした「やるべき業務」を再設計し、日常管理の対象に含めることが大切です。
日常管理を成功させるポイントとは？
日常管理を円滑に進めるためには、いくつかのポイントがあります。
ここでは、特に重要な3つをご紹介します。
- 1. 業務の優先順位を明確にする
すべての業務を同時に進めることはできません。
そのため、業務の優先順位をつけることが重要です。
例えば、「部門ミッションに最も影響を与える業務」や「顧客満足度に直結する業務」を優先的に取り組むべきでしょう。
- 2. コミュニケーションを強化する
日常管理は、チーム全体で取り組むものです。
そのため、メンバー間のコミュニケーションを円滑にすることが重要です。
• 定期的なミーティングで進捗を共有する
• メンバーの意見を積極的に取り入れる
こうした工夫で、日常管理がスムーズに進むようになります。
- 3. PDCAサイクルを回す
最後に、**PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）**を意識しましょう。
業務計画を立て、それを実行し、結果をチェックして改善していくというサイクルを繰り返すことで、業務の精度を高めることができます。
日常管理の成功が企業全体の成功につながる！
最後にお伝えしたいのは、日常管理の重要性です。
各部門が自分たちのミッションを果たすための業務を効果的に管理することができれば、企業全体の業績向上につながります。
逆に、日常管理がうまくいかないと、組織全体のパフォーマンスが低下してしまうことも…。
だからこそ、管理職を目指すあなたには、日常管理のスキルをぜひ身につけていただきたいのです！
いかがでしたか？
この記事で紹介した内容を参考に、明日からさっそく職場で実践してみてください！
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管理職を目指す皆さんの成功を心から応援しています。
「日常管理を極めて、部門を引っ張るリーダーになりましょう！」
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