突発業務でプロジェクトに専念できない？対策と解決策を徹底解説！

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プロジェクトに全力投球したいのに、突発業務が次から次へと降ってくる…。

「もう勘弁してくれ！」と叫びたくなること、ありませんか？

突発業務は、放っておけばプロジェクトの遅延やメンバーのモチベーション低下につながる厄介な存在です。しかし、あらかじめ対策を講じておけば、影響を最小限に抑え、プロジェクトを成功へと導くことができます。

本記事では、突発業務を 防ぐ方法、そして 発生しても乗り切るための戦略 を徹底解説します！

突発業務は必ず発生するもの！ならば「準備」で勝負

プロジェクトにおいて、予定通りにすべてが進むことはまずありません。むしろ、 「いかに予期せぬ事態に備えるか？」 が、プロジェクト成功の鍵を握っています！

突発業務には、大きく分けて 2種類 あります。

1. プロジェクト自体に関連する突発業務

例：

• 顧客からの大幅な仕様変更要求

• サンプル評価時の重大な技術問題

• 外注委託業務の品質トラブル

• メンバーの急病による業務分担の変更

2. プロジェクト外の業務による突発業務

例：

• 過去のプロジェクトのクレーム対応

• 他部署の緊急サポート依頼

• 予期せぬ社内トラブルへの対応

どちらも避けるのは難しいですが、 適切な準備と対策を講じれば、プロジェクトへの影響を最小限に抑えることができます！

1. 突発業務を未然に防ぐ「フロントローディング」の重要性

突発業務を「事前に防ぐ」ために有効なのが、フロントローディング活動 です。

これは、 過去の類似プロジェクトの振り返り を活用し、事前にトラブル要因を潰しておく手法のこと。

例えば、過去のプロジェクトで 「仕様変更が頻発した」 という問題があったなら、今回は次のような対策を講じるべきです。

• 顧客との仕様確定プロセスを厳密化する

• 変更リクエストの期限を設定する

• 事前に想定される変更をリストアップし、対応計画を立てる

このように、類似プロジェクトのデータを分析し、問題が発生する前に手を打つ ことが重要です。

フロントローディングの具体的な方法

• プロジェクト開始時に過去のトラブル事例を洗い出す

• 影響が大きかった突発業務をリストアップ

• 事前に対応策をプロジェクト計画に組み込む

こうした 「準備のひと手間」 が、後の大きな手戻りを防ぐのです！

2. 突発業務の影響を最小限に抑える「バッファ管理」

どれだけ準備をしても、突発業務を ゼロ にするのは不可能です。

では、どうすれば良いのか？

答えは 「突発業務が発生することを前提に計画を立てる」 こと。

バッファ（余裕）を計画に組み込もう！

• 突発業務が発生しそうなタイミングを予測 し、スケジュールに余裕を持たせる

• チーム内で突発業務対応のロールを決めておく

• 突発業務の工数をあらかじめ確保する

例えば、過去のプロジェクトで「最終フェーズで品質トラブルが頻発した」なら、今回は最初から 「品質トラブル対応工数」 を計画に含めておくのです。

3. 突発業務をチームでシェアし、負担を分散する

「突発業務は仕方ないから、自分が全部やるしかない…」と思っていませんか？

それは NG です！

突発業務が特定のメンバーに集中すると、疲弊してパフォーマンスが落ちてしまいます。

チームで突発業務を分担する方法

• 突発業務の種類ごとに「担当者」を決めておく

• プロジェクトリーダーが優先順位を決め、不要な対応はカット

• 突発業務の負荷が高すぎる場合は、マネージャーに相談してリソースを調整

大切なのは、「突発業務の負担が特定のメンバーに偏らないようにする」こと！

チーム全体で対応すれば、プロジェクトの遅延も最小限に抑えられます。

4. プロジェクト外の突発業務を最小限にする「断る力」

プロジェクト外の突発業務（クレーム対応や他部署の依頼など）は、 「断る力」 が重要です！

例えば、こんな状況はありませんか？

• 「◯◯さん、この件、ちょっと対応お願いできますか？」

• 「えっ！？ そんなの聞いてないんだけど…」

こうした 突然の依頼をすべて受け入れていると、本来のプロジェクト業務に集中できなくなります！

断るべき業務と受けるべき業務を見極めるポイント

✅ 緊急性はあるが、自分でなくても対応できる → 他の担当者に振る

✅ 緊急性はないが、重要度が高い → 期限を調整して対応

✅ 緊急でもなく重要でもない → きっぱり断る！

まとめ：突発業務は「準備」と「分担」で乗り切れ！

突発業務を完全になくすことはできません。しかし、事前に対策を講じることで、その影響を最小限に抑えることは可能 です！

今日から実践できる対策まとめ

✅ 類似プロジェクトのデータを分析し、トラブル要因を事前に潰す（フロントローディング）

✅ 突発業務が発生することを前提に、バッファを持たせた計画を立てる

✅ 突発業務をチームで分担し、負荷が偏らないようにする

✅ プロジェクト外の突発業務には「断る力」を発揮する

これらを実践すれば、突発業務に振り回されることなく、本来のプロジェクト業務に専念できるはず！

「突発業務でプロジェクトが進まない…」と悩んでいるあなたへ。

今日からできる対策を実践し、プロジェクトを成功に導きましょう！


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