今日は月曜日でした。週の始めということで、今週グループメンバーが実行する予定、週間予定を確認しました。
毎日繰り返すルーチン業務の件数や客先の来客予定など明確に期限管理できる案件や、プロジェクト管理による期間を要する案件などは、個別にやることリストにて作業を具体化して、計画を立てています。
各業務の実施項目や日々の進捗管理については、グループメンバーの裁量に一任しているので、個々に口を出すようなことはしていないのですが、本日の週間予定の確認の結果、先週の予定であった案件が複数件できていない（完了していない）ことが報告されました。
この記事では、グループメンバーの進捗管理について、予定が計画の期限通りに実施できるようにするためにはどのようにしたら良いか具体的な活動内容について綴っていきます。
記事自体は書きかけの状態で随時公開していきますので、最終的に記事が完了したときには、グループメンバーの進捗管理方法について一定の答えに辿り着けると信じています。
はじめに：予定は私の予定次第
私のグループはメンバーが4名で構成されています。いずれのメンバーも中堅以上であり、いわゆる若手、新人はいないことからグループメンバー個人に自分のテーマに対し具体的な行動計画を検討してもらい、毎週末金曜日に翌週の週間予定を立案してもらいます。その内容を月曜日の朝8時45分から個人の週間予定を調整・摺合せ、必要な部分は連携しグループ全体の予定として３０分程度時間をかけ確認しています。
この会議はこれまで、継続的に実施されてきており、会議の進行はある程度決まった流れに沿って報告が行われます。
今回、この確認の中で、繰り越しされている予定、つまり、最初は先週やる予定であった案件が「できなかったので今週やります。」案件がいずれのメンバーからも報告されました。
なぜ実行されなかったのかと聞けば、
「その案件よりも優先度の高い業務が突発的に発生し、ところてん式に時間が押し出されたのでできなかった。」
「別の案件で思ったより時間が掛かったので、時間が足りなくなったし、別にそんなに急がないから来週に伸ばした」
「忘れていた」
と、業務管理に関する答えが聞かれました。このような報告は今回が初めてではなく、特にベテラン人が自分の裁量で特に重要ではない案件と理解し、だらだらと予定を先のばす状況がたまに見られました。期限を決めても自分次第で伸ばしてしまうのでいつまでも完了しません。
実行１：毎日夕方に確認
予定は週間予定として月曜日にまとめて確認し、個々の進捗は各個人に任せていたので週明けまで遅れが発生しているのかは、メンバーの裁量と中間報告次第。どのように業務を進めるか、どのくらい遅らせても大丈夫かは各個人の予定次第。実行されない週間予定は予定なのか？
遅れがないか確認するため、毎日の夕方に「本日の予定は計画通り完了したか？」と確認してみたが、全員問題なく進捗していると回答があったので、特にそれ以上のアクションはしなかった。
ところが今週月曜日確認した結果、遅れが発生しているとの報告があった。
毎日の夕方に確認しても遅れとして報告された実態は確認方法が適切でなかったという事だろう。
確認方法（聞き方）が良くなかったのか？確認したタイミングが良くなかったのか？確認しているつもりで確認になっていなかったのか？
振り返りも含め作戦を考えてみようと思う。
実行２：水曜日のフォロー
今週は週中の水曜日に中間フォローを行った。
月曜日に確認した予定に対し、実際の進捗を確認しながら、今週の予定が計画通りに進められているか確認した。
中間フォローという事で、今回はあまり時間を掛けずに行った。
会議の進行は、週間予定のリストを上から順番に予定に対し、遅れがあるのか、先に進んでいるのか、計画通りか、進める中で困っていることはないかを確認した。
実際には何も進んでいない案件があった。
メンバーから、金曜日までの予定に対し、現時点では何も手がついていない状態で、あと２日でやりますといったような発言もあったので、実際の作業として具体的に何をするのかまで噛み砕いて詳細な作業項目として再設定してみた。
会議の進行においては、KPTを意識して進行してみた。
K：Keep
よかったこと、個人的に気づいたこと：実際に作業を行った結果から、良かったことや個人が気づいたことは何か聞き、メンバーと共有する。
今回は、特に何も提案がなかった。
続けること：今回は中間フォロー１回目なので継続して行い、どのような結果を得られるか検証する。
P:Problem
悪かったこと、問題、悩み：作業を進める中で解決できていない事象や困りごと、失敗を確認し、共有する。
実作業としてゴールは分かるが、何から手をつけたらよいのか分かっていないメンバーがいたので、単語程度のレベルでよいので作業に掛かる言葉を並べ、自分の作業をイメージできるよう促した。
各個人の得意不得意は明確にあるが、その人自身が苦手だと思い込んでいると何かと理由をつけて後回しにし、結局やらないといったことにならないよう注意が必要である。
T：Try
試す：具体的なアクションに落とし込む
作業の進め方を改善するため悪さ加減を十分に把握し、どのように対策するか具体的なアクションとして決定する必要がある。
今回は案件に対する作業の最初の１歩を明確にして、まずは進めることを提案してみた。
なんだか、まだまだ手探りでうまく回っていないと感じる。
実行３：月曜日の週間予定見直し
月予備の週間予定確認を行う際に、「今週の予定」のみにフォーカスした確認をしていた。
このため、今週やらない案件や、長期に渡る案件は確認から抜ける報告が多く、別でフォローが必要であった。そこで、週間予定の確認するリストに全ての案件を記入し、確認できるようにした。
かなり細かい内容まで記載し、このリスト一枚でメンバーの活動が押さえれるように見える化した。
個人的には、案件の抜けモレがなくなったと思うので、もう少し運用し、メンバーの反応も含め見て行こうと思う。
つづく
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