皆さん、こんにちは！日々、職場での管理業務に追われているビジネスマンの方々、今回は「マネージャーが職場で行うべき仕事の管理」について深掘りしてみたいと思います。あなたがマネージャーとして職場を管理しているなら、年度の方針と日常業務、この2つをどのようにバランスよく管理するかが、職場の成功に欠かせないポイントです。
「方針管理」と「日常管理」の2つの管理業務
まず、マネージャーが管理しなければならないものが2つあるという事実から始めましょう。それは「年度の方針管理」と「日常業務の管理」です。この2つの管理がうまくいくことで、あなたの職場は組織の中でしっかりと機能し、結果的に業績や目標達成に繋がっていきます。
方針管理とは？
「方針管理」とは、いわば組織が年度を通して達成すべき目標を管理することです。つまり、あなたの会社や部署が達成すべき成果を明確にし、そのためにどんな活動を行うべきかを計画し、実行に移していく作業です。この方針をうまく管理できなければ、業績はもちろん、チームのモチベーションや方向性に迷いが生じてしまいます。
たとえば、あなたの部署が「今年度の売上を20%増加させる」という目標を持っていたとします。方針管理では、この目標を達成するために必要な具体的な行動指針を決め、それを全員に共有し、実行していくことです。
日常管理とは？
一方、日常業務の管理、つまり「日常管理」とは、職場での毎日の業務が滞りなく遂行されているかどうかを監督することです。これには、各メンバーが担当している業務が順調に進んでいるかどうか、必要なサポートが行われているか、問題が起きていないかを管理することが含まれます。
例えば、営業チームであれば、日々の営業活動や顧客対応がしっかり行われているか、開発チームであれば、進行中のプロジェクトに遅れがないかなどをチェックします。このように、日常管理は職場が円滑に運営されるために不可欠な要素です。
方針管理と日常管理は「自転車の両輪」
さて、重要なのは、「方針管理」と「日常管理」のバランスです。これらはどちらか一方に偏ることなく、両方を適切に管理することが求められます。なぜなら、これら2つは職場の運営において「自転車の両輪」のようなものだからです！
イメージしてみてください。自転車が前に進むためには、両方の車輪がきちんと動かないといけませんよね。片方の車輪が故障してしまったり、片方だけを重視したりすると、バランスを欠き、進むべき方向に進めなくなってしまいます。
たとえば、ある職場で「今年度のトラブルを解消する」という方針が設定されたとしましょう。この方針に集中して取り組んでいけば、方針管理は達成されるかもしれません。しかし、その過程で日常業務の管理が疎かになってしまうと、次第に別の問題が発生することがあるのです。
例えば、トラブルの解決に注力しすぎて、日常業務の進捗が遅れてしまったり、メンバーの疲労が蓄積してしまったり。これでは本末転倒です。方針管理と日常管理がうまく両立してこそ、組織全体が円滑に進みます。
方針管理と日常管理の相互作用
では、方針管理と日常管理がどのように連携しているのかを具体的に見ていきましょう。
1. 方針管理が日常業務に影響を与える
年度の方針は、実際に現場で行われる業務に大きな影響を与えます。例えば、上司が「今年度は新しい製品の発売に注力する」という方針を打ち出した場合、営業チームや製品開発チームの日常業務にもその影響が色濃く現れます。メンバーは、方針を達成するために具体的な行動を起こす必要があるからです。
方針がしっかりと共有され、日々の業務にどのように反映されるべきかが明確であれば、メンバーはその方向に向かって努力しやすくなります。これが、方針管理と日常管理の最も基本的な相互作用です。
2. 日常管理が方針達成をサポートする
一方、日常業務がうまく回っていることが、方針達成を助けます。日々の業務が滞りなく進行していれば、目標に向かって進む力が強化されます。
たとえば、営業チームが毎日の営業活動をきちんと行っていれば、会社全体の売上増加という方針に対する貢献度が高まります。反対に、日常業務が遅れたり問題が発生したりすると、方針達成に向けたスピードが遅くなってしまいます。
このように、日常管理がしっかりできていると、方針管理で求められる成果も得やすくなるのです。
部門ごとの方針管理と日常管理の割合
興味深いのは、各部署ごとに「方針管理」と「日常管理」の割合が異なるということです。部署によって、その役割や目標が異なるため、管理すべき業務内容も変わってきます。
例えば、企画や開発部門では、長期的な視点での目標達成が重要となるため、方針管理に重点が置かれます。製品開発や新しいプロジェクトの立ち上げなど、組織の大きな目標に向かって動くことが求められるためです。
一方、総務や経理などの部署では、日常業務の管理が重要です。これらの部門では、日々の業務が滞りなく進行することが求められるため、業務の遂行状況の管理に注力する必要があります。
方針管理と日常管理を両立させるための具体的なポイント
では、どうすれば「方針管理」と「日常管理」をうまく両立させることができるのでしょうか？ ここでいくつかの具体的なポイントを紹介します。
1. 明確なコミュニケーションを取る
方針管理も日常管理も、チーム全体が一丸となって進めなければなりません。そのためには、何より「コミュニケーション」が重要です。目標や方針を明確に伝え、メンバー全員がその意味を理解し、共有することが大切です。
また、日常業務についても、定期的に進捗を確認し、問題点があれば早期に対処するようにしましょう。オープンで透明なコミュニケーションが、管理業務をスムーズに進めるためのカギとなります。
2. 定期的なレビューを行う
方針管理と日常管理がうまくいっているかどうかを定期的にレビューすることも欠かせません。進捗を確認し、必要に応じて方針を調整することも重要です。日常業務に関しても、適切なタイミングで問題点を洗い出し、解決策を講じることが求められます。
3. バランスを意識する
最も重要なのは、方針管理と日常管理のバランスを意識することです。一方に偏らず、両方を適切に進めていくことが職場の成功に繋がります。どちらかに偏ってしまうと、職場がうまく機能しなくなり、最終的に目標達成が遠のいてしまいます。
最後に
「方針管理」と「日常管理」の両輪をうまく回すことが、マネージャーとしてのあなたの大きな役割です。どちらか一方だけではなく、両方をしっかりと管理していくことで、チーム全体が一丸となって目標を達成し、成果を上げることができます。
仕事の管理に追われている中でも、この2つを意識的に進めることが、ビジネスマンとしての成長にも繋がります。仕事に取り組む際は、ぜひ「方針管理」と「日常管理」をうまく両立させて、次のステージに進んでいきましょう！
コメント