自分の業務とメンバーマネジメントを両立させる

解決へのポイント

Point１ スケジュールに組み込む

メンバーとのコミュニケーション、フォローの時間をスケジュールに組み込む

メンバーからの相談やフォローを行う時間は予めある程度予測してスケジュールし、自分の時間だけではなく、メンバーとの時間、裕度を見込んだプランニングが大切。

プランニングでは、週、月単位の大きな単位で何にどのくらい使うかを計画し、先々の予定を計画しておくことで業務時間バランスを取る。

Point２ 緊急度と重要性

緊急度と重要性を冷静に判断する

メンバーからの相談事項については、行動に移す前に一度冷静に判断することを意識し、緊急度と重要性を考慮して反応する。

解決ログ

今回の課題点は、自分個人が業務を行う活動とメンバーからの相談や業務をフォローすることは、どちらもマネジメント職としては大切であり、計画的にこなしていくことが重要と認識できているかである。

このために、自分の業務を行う時間とメンバーとのコミュニケーション時間を活動の初期に組み込みプランニングして臨むとよいと考える。

多くは、自分自身のことを優先になりがちであり、日々の活動の多くを自分個人の活動に割り当てるため、メンバーとのコミュニケーションを図る時間が突発事項として発生し、スケジュールに乱れが生じる。 このような状態を避けるために、あらかじめメンバーとのコミュニケーション時間をもともとのスケジュールに組み込んでしまう。

プランニング

各活動において必要な時間を大まかに見積もり、時間をどのように使うのか、何に何時間使用するのか計画を立てることでバランスを図る。

これは、あなたが担当する業務や目標によって単位（月、週、日 など）が異なるので、あなたの目標に対し必要な時間から逆算し各項目の目標、期限を設定していく。

この時、目標を達成するために、あらかじめ必要な時間（誰に、どれだけ、何の時間を、割り当てるのか）を設定する。

メンバーと課題の確認、週一回グループ会議、月一回メンバーとの面談、その他委員会会議等必要な時間（見積もりができる必要な時間）を先にスケジュールに割り当て、固定で必要な時間を明確にし、突発事項に対する裕度を多少見込んで盛り込んでおく。

残った時間を自分個人のプレイヤー時間として考え、時間の余裕を取るために業務改善も視野に入れながら進める。

プレイヤーとしての時間とマネジャーとしての時間をあらかじめ設計し、プランニングの段階で必要な時間を総労働時間から先にひいておき、残ったものを自分に割振りするか決めることを考えることでバランスを取る。

メンバーからの相談事項

メンバーからの相談や、突発事項については、重要性と緊急度の判断が必要となる。

重要性も緊急度も高い事項は、その場で判断するくらいの優先度を高くし対応が必要であると判断でき、緊急度は高いが重要性は低い事項や重要性は高いが緊急度が低い事項は冷静に判断する必要がある。

メンバーからの相談事項に対して、何でも直ぐに何とかしようと安易に動いてしまうのは悪い事ではないが、グループ全体として重要性、緊急度を判断して対応する必要があることは容易に想像される。

この時、相談してくるメンバーにとっての捉え方と、組織としての捉え方を冷静に判断し、自分で考えることが大切でありプランニングと結果に繋がってくる。

相談された事項に対しても重要性、緊急度合いを冷静に考え、回答や発言についてもメンバーの気持ちを害することなく、どのような言葉を用いるかも大切となる。

まとめ

いかがでしたでしょうか？自分の業務とメンバーマネジメントについてお分かりいただけましたでしょうか。

毎日の日常業務の中で頻繁に起こることだけに、敢えて意識をすることで効果が得られると思いますので是非参考として取り組んでいただき、仕事のできるマネジャーになっていただけることを願っています。