さまざまな問題に対する解決の着眼（その4）「残業を減らしたい！」マネージャーが今すぐ実践すべき戦略的アプローチ！

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働き方改革が叫ばれる中、 「残業時間を減らせ！」 というミッションに直面しているマネージャーの皆さん。

「ノー残業デーを導入してみたけど、結局別の日に仕事が集中しているだけ…」

「効率化しろと言われても、現場の人員が変わらないのにどうすれば？」

こんな悩みを抱えていませんか？

残業削減は単なる掛け声だけでは実現しません！ 必要なのは、 業務量の「構造的な問題」を理解し、科学的にアプローチすること！

この記事では、 残業が発生する2つの主要な原因 を明らかにし、 具体的な改善策を解説 します。

管理職を目指す方や、現場のマネージャーとして成果を出したい方は、ぜひ最後まで読んでください！

残業が発生する「2つの構造」を理解しよう！

まずは、 なぜ残業が発生するのか？ そのメカニズムを整理してみましょう。

1. 業務の「発生タイミング」が原因のケース

• 業務の発生が規定就業時間の終盤や、終業後に集中するパターン

• 例えば…

• 取引先からの発注が夕方に集中し、そこから見積作成や処理を始める

• 会議が夕方に設定され、その後の資料作成が夜遅くなる

• 社内の承認フローが遅れ、夕方以降にならないと次の業務に進めない

2. 業務量が「オーバーフロー」しているケース

• 処理能力を超える業務が発生しているため、規定時間内に終わらないパターン

• 例えば…

• 月次報告資料が膨大で、毎月時間を取られる

• 社内の承認業務や手続きが多く、1人あたりの処理量が限界を超えている

• 業務効率に個人差が大きく、一部の人に負担が集中している

この2つのどちらに該当するのか？ それを分析しないまま「とにかく残業禁止！」と指示しても、 現場は混乱するだけ！

残業削減のための実践的な4つのステップ！

では、どうすれば実効性のある残業削減ができるのか？ 実効性のある残業削減 を実現するための 4つのステップ を紹介します！

具体的な 実践例 も交えながら解説するので、ぜひ職場で試してみてください。

ステップ1. 業務の「発生タイミング」を調整せよ！

残業の原因は、「仕事が終わらないから」だけではありません。

そもそも 業務の発生タイミングが悪い ことが原因で、ムダな残業が発生しているケースが多いのです。

たとえば、

✅ 夕方に業務が集中する → 早く処理しようとしても、時間が足りずに残業になる

✅ 就業時間後に仕事が発生する → 終業後に対応せざるを得なくなる

このようなケースでは、業務の発生時間をずらすことで、自然と残業を減らせます！

① 仕事の発生タイミングを「前倒し」できないか？

業務を前倒しできれば、業務のピークを分散でき、定時内に処理できる可能性が高まります。

▼具体例

✔  発注処理が夕方に集中してしまう

　➡ 顧客と交渉し、発注の締め切りを午前中に変更

✔  終業間際に会議が設定されている

　➡ 午前中に会議を設定し、会議後の業務負担を軽減

② 「就業時間のシフト」を検討せよ！

どうしても業務の発生タイミングを変えられない場合は、就業時間のシフトを検討するのも一つの方法です。

▼具体例

✔  夜間に対応しなければならない業務がある

　➡ 早番・遅番のシフト勤務を導入し、特定の社員だけが残業しない仕組みを作る

ステップ2. 業務量を「削減」せよ！

残業を減らす一番の方法は、「仕事そのものを減らす」こと！

ムダな業務を続けていては、いくら効率化しても限界があります。

① 「この業務、そもそも必要？」思い切って「やめる！」

過去には重要だった業務でも、今では価値がないものもあります。

▼具体例

✔  誰も読んでいない月次報告書を作り続けている

　➡ 廃止を検討！本当に必要なデータだけ抽出し、簡略化

✔  「ルールだから」と形骸化したチェック作業

　➡ 必要性を再評価し、重要なチェックだけ残す

② 業務を「適正化」する！

完璧を求めすぎていないか？「ちょうどいい品質」に調整することも重要です。

▼具体例

✔  100%完璧な資料を作るために何時間もかける

　➡ 80%の完成度でOKとし、時間を短縮

✔  1日に何度も報告メールを送る

　➡ 1日1回に統合し、やりとりの手間を削減

ステップ3. 業務プロセスを「効率化」せよ！

ムダな作業を削減し、業務プロセスをスリム化すれば、残業時間を大幅に減らせます。

① システム導入で自動化！

人が手作業でやっている仕事をシステム化すれば、時間短縮につながります。

▼具体例

✔  エクセルで手作業のデータ集計をしている

　➡ RPA（自動化ツール）を導入し、ボタン1つで処理

✔  問い合わせ対応に時間を取られている

　➡ AIチャットボットを導入し、よくある質問は自動対応

② 業務の「上流」を改善し、ムダを減らす！

ミスが多い業務は、根本的な原因を探り、発生を防ぐ仕組みを作ることが重要です。

▼具体例

✔  伝票ミスが多く、修正に時間がかかる

　➡ 上流工程で入力ミスを防ぐ仕組みを導入（入力チェック機能の追加など）

ステップ4. 担当者の「スキル向上」を推進せよ！

実は、「できる人」と「できない人」の業務処理スピードには 2〜3倍の差 があります。

つまり、社員のスキルを上げれば、同じ時間内でも多くの業務をこなせるようになります！

① ベテラン社員のノウハウを共有する！

「できる人」のやり方を共有し、チーム全体のスキルを底上げすることが重要です。

▼具体例

✔  ベテラン社員の仕事を観察し、ベストプラクティスをマニュアル化

　➡ 動画マニュアルを作成し、全員に共有

✔  ロールプレイング研修を実施し、実践的なスキルを磨く

② 「タイピング速度」すら差が出る！スキルアップを意識！

実は、「仕事が遅い」のは、単純にスキル不足のケースも多いのです。

▼具体例

✔  ショートカットキーを覚えるだけで、作業スピードが格段に上がる

　➡ 社内研修でPCスキル向上をサポート

残業削減は「仕組み」と「スキル向上」がカギ！

残業削減は「気合い」や「ルール」で何とかするものではありません！

業務の 発生タイミング を見直し、ムダな業務を削減 し、業務プロセスを効率化 し、社員のスキルを底上げ することで、自然と残業は減っていきます。

まとめ：科学的アプローチで、残業削減を実現しよう！

残業削減は「精神論」ではなく、「戦略」が必要！

1. 業務の発生タイミングを見直し、調整する！

2. 不要な業務は削除！ 必要な業務は適正化！

3. 業務プロセスを最適化し、効率を上げる！

4. 担当者のスキルを向上させ、処理能力を底上げする！

この4つのステップを実践すれば、確実に残業時間を削減できます！

ぜひ、あなたの職場でトライしてみてください！


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